Dengan cara ini Anda dapat memindai dengan ponsel cerdas Anda

Semakin banyak agen yang berkomitmen untuk menjalani hidup tanpa kertas, tetapi Anda tidak dapat sepenuhnya menghindari surat dari otoritas pajak melalui pos atau menerima tanda terima di toko. Apakah Anda ingin mendigitalkan semua dokumen ini sendiri? Kemudian Anda bisa: Anda hanya membutuhkan smartphone dengan kamera dan software yang tepat. Kami menjelaskan bagaimana Anda dapat memindai dengan ponsel cerdas Anda.

Tip 01: Bekerja di perangkat seluler

Sebelum kami memberi Anda informasi tentang aplikasi mana yang dapat Anda gunakan, pertama-tama tip tentang metode kerja Anda. Pemindaian seluler jauh lebih mudah daripada memindai dengan pemindai lama yang tepercaya, tetapi ketika Anda menyimpan semua tanda terima, itu masih cukup merepotkan dengan tumpukan tanda terima di meja Anda. Tanda terima tersebut mungkin akan setengah kusut saat itu, yang tidak membuat pemindaian lebih mudah (lihat tip 6). Oleh karena itu, yang kami rekomendasikan kepada Anda adalah mengubah metode kerja Anda. Keuntungan memindai dengan ponsel cerdas Anda adalah Anda selalu membawa ponsel cerdas itu. Berguna untuk memanfaatkan itu. Dengan kata lain: Anda akan menerima tanda terima, segera menemukan tempat yang sepi, memindai tanda terima Anda (dan mengunggahnya langsung ke cloud,sehingga Anda tidak mengambil risiko kehilangan tanda terima jika Anda kehilangan ponsel cerdas Anda). Dibutuhkan sedikit waktu untuk membiasakan diri, tetapi begitu ini menjadi bagian dari rutinitas Anda, itu membuat hidup Anda jauh lebih mudah dan lebih teratur.

Tip 02: Pilih cloud

Pemindaian seluler membuat segalanya menjadi jauh lebih jelas… kecuali jika Anda membuatnya berantakan. Lagi pula, ada banyak tempat di mana Anda dapat menyimpan file Anda. Tentu saja di ponsel cerdas Anda sendiri, tetapi kami sangat menyarankan untuk tidak melakukannya: jika Anda kehilangan ponsel cerdas atau dicuri, Anda kehilangan data. Sinkronisasi dengan PC atau Mac Anda juga dimungkinkan, tetapi itu agak rumit karena mengunggah ke cloud jauh lebih cepat (dan terkadang juga secara otomatis). Jika Anda memilih awan, maka benar-benar memilih awan. Jangan mengunggah satu tanda terima ke Dropbox dan tanda terima lainnya ke Google Drive. Tentukan pilihan dan gunakan aplikasi yang cocok untuk Anda. Sebagian besar layanan cloud memiliki aplikasi mereka sendiri dengan opsi pemindaian. Kami membahas aplikasi ini dan kami membahas aplikasi yang tidak dimiliki oleh layanan cloud.

Layanan foto online yang berguna untuk pindaian Anda adalah Foto Google. Anda dapat menggunakan ini secara gratis dan berfungsi pada tablet dan ponsel cerdas Anda (Android dan Apple). Selain itu, Anda dapat dengan mudah menggunakan album di Google Foto, misalnya untuk mengategorikan tanda terima (atau pindaian lain), atau untuk memisahkannya dari foto biasa. Di situs kami, Anda dapat membaca segala sesuatu tentang Foto Google.

Layanan cloud hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran dan Anda mungkin lebih memilih layanan lain daripada Google Foto. Mereka masing-masing memiliki kelebihan dan keistimewaannya sendiri. Tidak seperti kebanyakan pesaing, Dropbox, misalnya, tidak terikat pada sistem operasi tertentu. Ini berbeda dengan, misalnya, iCloud (terintegrasi dalam ekosistem Apple), Google Drive, atau OneDrive Microsoft.

Dan kemudian ada banyak sekali layanan yang lebih kecil dan sedikit kurang terkenal. Box, misalnya, yang lebih fokus pada perusahaan. Atau SpiderOak, yang menjadikan privasi sebagai prestasi terpentingnya. Mega adalah layanan dari Kim Dotcom, seorang pengusaha internet ternama. Dan Stack adalah cloud Belanda yang memberi Anda ruang penyimpanan gratis tidak kurang dari satu terabyte. Banyak pilihan, jadi.

Hampir setiap aplikasi cloud juga memiliki opsi pemindaian

Kiat 03: Pindai dengan Dropbox

Sejak tahun lalu, Dropbox memiliki kemampuan untuk memindai dokumen dengan aplikasi Dropbox untuk Android dan iOS. Hal praktis tentang ini tentu saja bahwa dokumen tidak disimpan di ponsel cerdas Anda, tetapi diunggah langsung ke Dropbox dan mungkin segera disinkronkan dengan aplikasi Dropbox di komputer Anda. Untuk memindai dokumen, mulai aplikasi Dropbox, tekan tanda plus di bagian bawah lalu pilih Pindai Dokumen. Kamera sekarang akan segera dimulai, setelah itu Anda dapat mengarahkannya ke dokumen yang akan dipindai. Bingkai biru menunjukkan permukaan mana yang akan dipindai. Hal yang menyenangkan adalah Anda tidak perlu memegang kamera tepat di atasnya; aplikasi meluruskan gambar itu sendiri. Dengan menekan tanda plus di kiri bawah Anda dapat menambahkan halaman,dan dengan menekan bilah geser, Anda dapat mengontrol hal-hal seperti warna, hitam dan putih, dan seterusnya. Dengan ikon di kanan atas Anda memutar gambar. Puas? Lalu tekanSelanjutnya , putuskan apakah itu akan menjadi file PDF atau PNG, pilih lokasi penyimpanan di Dropbox, lalu tekan Simpan .

Tip 04:… dengan Google Drive

Google juga memiliki pemindaian bawaan di aplikasi Google Drive-nya, tetapi sayangnya fungsi ini hanya ada untuk Android pada saat penulisan. Untuk menggunakan fungsi scan di Google Drive, mulai aplikasi di smartphone Android Anda dan tekan tanda plus di kanan bawah (di lingkaran biru). Di menu yang muncul, tekan Pindai. Seperti di aplikasi Dropbox, kamera akan segera diluncurkan dan Anda dapat mengarahkannya ke dokumen yang ingin Anda pindai. Tidak seperti di Dropbox, tidak ada bingkai yang ditampilkan, tetapi idenya sama dan gambar miring juga diperbaiki di sini. Jika bingkai itu tidak disetel dengan benar, Anda dapat memperbaikinya dengan menekan ikon kotak di bagian atas. Juga di aplikasi ini Anda dapat menambahkan halaman dengan menekan tanda plus di kiri bawah. Dengan ikon palet cat di bagian atas Anda dapat memilih apakah itu harus berwarna atau hitam dan putih, dan dengan tiga titik di kanan atas Anda dapat memutar, memberi nama atau menghapus halaman sepenuhnya. Jika sudah puas, tekan tanda centang di kanan bawah dan gambar Anda akan otomatis diunggah ke Google Drive.

Tip 05:… dengan Turboscan

Aplikasi TurboScan Pro berharga 5,49 euro (atau 3,50 euro untuk Android), di mana aplikasi dari Dropbox dan Google Drive gratis. Tetapi aplikasi ini lebih fleksibel dan kami memiliki sesuatu yang tersisa untuk itu. Untuk memindai dengan TurboScan Pro (untuk iOS atau Android), mulai aplikasi dan tekan ikon dengan kamera di kiri bawah (bagus bahwa Anda juga dapat memuat foto yang ada menggunakan ikon di kanan bawah). Setelah Anda mengambil foto, TurboScan menempatkan bingkai, yang dapat Anda sesuaikan di tempat. Ketika bingkai sudah benar, tekan Selesai (dalam banyak kasus ini secara otomatis benar). Di kanan bawah Anda dapat menunjukkan apakah Anda ingin menyimpan tanda terima dalam hitam dan putih atau berwarna (hitam dan putih membutuhkan lebih sedikit ruang), dan Anda dapat menyesuaikan skema warna dengan kotak di bagian bawah. Lalu tekan Next. Dengan ikon di kanan bawah (tanda tambah) Anda dapat menambahkan halaman ke pindaian, dengan ikon kuas Anda dapat mengubah namanya, secara opsional menambahkan tanggal secara otomatis dan menunjukkan dalam format apa pemindaian harus disimpan. Simpan pindaian atau unggah ke cloud dengan tombol Bagikan di kiri bawah.

Apakah tanda terima Anda kusut? Tempatkan di bawah slide kaca untuk dipindai

Tip 06: Keriput

Kami menganjurkan agar Anda segera memindai hal-hal seperti tanda terima saat Anda menerimanya, karena Anda dapat membaca di tip 1. Jika ini tidak memungkinkan atau tidak ada yang ingin Anda lakukan, kemungkinan besar Anda harus berurusan dengan tanda terima yang kusut. berurusan dengan. Ini membuat pemindaian jauh lebih sulit, tetapi bukan tidak mungkin. Anda tentu saja dapat melipat kembali kuitansi / dokumen dan mengembalikannya, tetapi itu membutuhkan banyak waktu dan oleh karena itu kegunaan pemindaian seluler tentu saja sulit ditemukan. Masalah ini dapat diatasi dengan cukup mudah dengan metode yang sebenarnya tidak jauh berbeda dari pemindai tradisional: kaca geser. Ambil gelas atau piring plastik dari bingkai foto dan letakkan di atas tanda terima untuk dipindai. Kerutan tidak lagi menjadi masalah. Sesuatu untuk dilakukan sepanjang harikarena pantulan lampu bisa melempar kunci pas dalam bekerja.

Kiat 07: ocr?

Semua aplikasi tersebut bekerja dengan sangat menyenangkan dan efisien, tetapi memiliki satu kekurangan yang sama: mereka tidak dapat mengubah teks yang dipindai menjadi teks digital (yaitu, teks yang kemudian dapat Anda salin dan tempel). Untungnya ada aplikasi yang menggunakan teknologi ini (ocr), dan salah satunya dari produsen perangkat lunak terkenal: Microsoft! Office Lens gratis dan tersedia untuk Android dan iOS. Untuk memindai dokumen, mulai aplikasi dan tunjukkan di bagian bawah bahwa itu adalah Dokumen. Arahkan kamera Anda ke dokumen / tanda terima yang ingin Anda pindai dan tekan tombol merah saat bingkai putih membungkus dokumen dengan benar. Sekarang tekan +1 di kiri bawah untuk menambahkan dokumen lain ke pemindaian atau klik Selesaikanan atas jika Anda puas dengan hasilnya. Jika Anda sekarang menekan PDF di bagian bawah, dokumen akan disimpan sebagai PDF yang dapat diedit, dengan kata lain semua teks dalam dokumen tersebut kemudian dapat dipilih dan disalin.

Tip 08: Pisahkan file

Dalam beberapa kasus, memindai banyak dokumen sebagai satu dokumen bermanfaat, hanya karena ini lebih cepat. Tapi tentu saja Anda hanya memiliki satu PDF besar, sementara Anda sebenarnya menginginkan dokumen terpisah. Tetapi Anda dapat memisahkan dokumen dengan sangat mudah. Program hebat untuk ini adalah Adobe Acrobat DC, tetapi program ini mahal dan bukan pilihan untuk semua orang. Untungnya, ada juga alternatif gratis, dan Anda bahkan tidak perlu menginstal apa pun untuk mereka. Jelajahi www.splitpdf.com dan unggah file yang ingin Anda bagi (Anda juga dapat mengimpornya langsung dari Dropbox atau Google Drive). Klik Ekstrak semua halaman menjadi file terpisah atau tentukan file mana yang ingin Anda pisahkan. Sekarang tekan Splituntuk benar-benar membagi file. File zip sekarang akan dibuat yang berisi semua halaman dari dokumen utama sebagai file PDF terpisah.

Apakah Anda ingin menggabungkan beberapa dokumen terpisah menjadi satu kesatuan? Ini dapat dilakukan secara online dengan gratis

Tip 09:… dan gabungkan

Situasi sebaliknya tentu saja mungkin terjadi: Anda telah memindai semua jenis file terpisah dan ingin menggabungkannya menjadi satu PDF. Adobe Acrobat DC juga dapat melakukannya, tetapi dalam kasus ini juga ada alat online gratis yang dapat melakukannya untuk Anda (dari pembuat yang sama). Jelajahi www.pdfmerge.com dan unggah file yang ingin Anda gabungkan menjadi satu PDF. Secara default, ada empat bidang, tetapi dengan mengklik Lebih banyak file, Anda dapat menambahkan lebih banyak bidang. Kemudian klik Merge! Situs ini akan mulai berfungsi untuk Anda, dan segera setelah itu file PDF gabungan akan diunduh secara otomatis untuk Anda. Kebetulan, ada juga perangkat lunak yang tersedia dari kedua situs yang dapat melakukan pekerjaan itu untuk Anda secara online, tetapi perangkat lunak itu tidak gratis.

Tip 10: Atur

Di awal artikel ini, kami merekomendasikan untuk memilih satu layanan cloud. Dalam beberapa kasus, hal itu tidak dapat dilakukan (misalnya karena Anda mengelola administrasi bersama, dan satu memiliki ponsel Android, dan yang lainnya iPhone dengan aplikasi Google Drive yang tidak mendukung pemindaian). Situasi seperti ini tidak optimal, tetapi masih cukup mudah untuk diperbaiki dengan IFTTT. IFTTT adalah situs web yang dapat menghubungkan layanan. Jelajahi www.ifttt.com dan buat akun. Anda tidak perlu menemukan kembali roda, tindakan yang Anda cari sudah dilakukan oleh orang lain. Klik pada kaca pembesar dan cari sinkronisasi dropbox google drive (tentu saja Anda dapat memasukkan layanan cloud apa pun yang Anda inginkan di sini; kami mengambil keduanya sebagai contoh). Pilih aplikasi dengan deskripsi yang diinginkan (dalam kasus kamiSecara otomatis menyinkronkan file baru yang ditambahkan ke Dropbox ke Google Drive Anda ). Pilih folder di Dropbox tempat Anda mengunggah tanda terima, lalu klik Nyalakan . Tanda terima yang ditempatkan di folder ini otomatis disinkronkan ke Google Drive. Dengan cara ini Anda menyimpan semuanya dengan rapi.