Ini adalah cara terbaik untuk mengarsipkan email

Apakah Anda ingin menyimpan semua pesan email masuk dan keluar untuk alasan bisnis atau hanya sedikit nostalgia, meninggalkan semuanya di kotak masuk aktif Anda tidak terlalu praktis. Untungnya, ada solusi untuk mencadangkan atau mengarsipkan pesan Anda, dengan Beranda MailStore menjadi salah satu yang paling fleksibel.

Beberapa ratus pesan di Kotak Masuk atau KELUAR Anda masih dapat dikelola, tetapi ketika jumlah pesan mencapai ribuan, itu dengan cepat menjadi membingungkan. Sebaiknya Anda menantikan strategi pencadangan atau pengarsipan yang lancar.

Tentu saja kami tidak dapat mencakup semua layanan email dan klien terkenal dan oleh karena itu telah membuat pilihan yang dipertimbangkan dengan cermat: MS Outlook dan Gmail. Mari kita lihat beberapa alat cadangan dasar dan kemampuan pengarsipan bawaan terlebih dahulu. Kemudian giliran alat pencadangan dan pengarsipan yang andal MailStore Home, yang dapat menangani berbagai klien dan layanan email.

01 Cadangan Outlook

Meskipun Anda dapat mencadangkan pesan email Outlook secara manual - Anda bahkan dapat melakukannya hanya dengan menyeret pilihan email ke folder disk, sehingga berakhir di file msg - tetapi itu cukup melelahkan. Untungnya, ada alat yang mengotomatiskan seluruh proses pencadangan: Pencadangan PST Aman. Versi berbayar berharga € 29,96, tetapi Anda juga bisa menggunakan versi gratisnya. Batasan utama yang terakhir adalah Anda hanya dapat mencadangkan satu profil Outlook.

Unduh dan instal alat tersebut. Pada pengaktifan pertama, program meminta Anda untuk menentukan folder cadangan, setelah itu Anda dapat menekan tombol Mulai Cadangan . File pst yang terkait dengan profil Outlook Anda sekarang akan dicadangkan. Selain email, cadangan tersebut juga mencakup kontak dan kalender.

Secara default, pencadangan dibuat setiap jam. Anda dapat mengatur frekuensi ini melalui Pilihan / Jadwal atau pilih Secara Manual .

Jika file pst asli Anda rusak, cukup ganti dengan salinan cadangan. Anda akan menemukan lokasi yang benar di Outlook melalui pengaturan File / Akun (2x) / File data .

02 backup Gmail

Ada beberapa cara untuk mengamankan pesan Gmail Anda. Misalnya, Anda dapat mengatur layanan untuk segera meneruskan semua pesan masuk ke kotak surat layanan surat lain. Atau Anda menggunakan resep IFTTT untuk mengirim pesan atau lampiran ke layanan penyimpanan cloud seperti Dropbox atau Google Drive (seperti ini). Dengan versi gratis dari Spinbackup Anda dapat mengamankan hingga 4 GB pesan email secara total, dengan frekuensi pencadangan harian dan dengan enkripsi AES yang kuat.

Alternatif yang berguna adalah UpSafe. Instal alat dan luncurkan. Klik Masuk dengan Google , masuk dengan akun Google Anda dan tekan Izinkan . Sebelum Anda menekan Mulai pencadangan , buka opsi Cadangan terlebih dahulu . Di sini Anda menentukan email mana yang ingin Anda sertakan dalam cadangan. Anda melakukan ini berdasarkan kriteria seperti Tanggal Terkirim , Dari berisi, dan (melalui pilihan dari) Folder . Opsi serupa tersedia di tab Pengarsipan , tetapi dalam kasus ini pesan yang dicadangkan akan dihapus dari akun Gmail Anda. Pada tab Storagepilih lokasi penyimpanan yang sesuai di PC Anda. Setelah pendaftaran gratis, opsi Buat jadwal juga tersedia: semacam pintasan ke Penjadwal Tugas Windows yang dengannya Anda dapat menunjukkan dengan tepat kapan dan seberapa sering Anda menginginkan cadangan semacam itu.

Secara kebetulan, UpSafe menyediakan alat serupa untuk MS Outlook.

03 Pengarsipan Outlook

Outlook 365/2016 sendiri menyediakan fungsi pengarsipan yang cukup sederhana melalui folder surat Arsip . Pada dasarnya yang harus Anda lakukan lebih dari sekadar memilih email (misalnya) kotak masuk Anda , tombol Backspace dan menekan tab Mulai tombol Arsipkan di cetak. Atau Anda cukup menyeret pilihan Anda ke folder arsip. Melalui File / Utilities / Set folder arsip Anda secara opsional dapat mengatur folder lain untuk ini.

Untuk mengotomatiskan proses pengarsipan, buka File / Opsi / Lanjutan . Tekan Pengaturan untuk tombol Arsip Otomatis di sini dan buat pengaturan yang diinginkan. Misalnya, Anda menentukan frekuensi (secara default Setiap 14 hari ) dan lokasi folder arsip (file pst) di Pindahkan item lama ke . Tekan tombol Terapkan pengaturan ini ke semua folder dan konfirmasikan dengan OK . Atau Anda bisa lebih selektif: klik kanan pada folder email , pilih Properties dan buka tab Arsip otomatis . Pilih opsi Arsipkan item di folder ini dengan pengaturan defaultatau Arsipkan folder ini dengan pengaturan berikut jika Anda ingin menyimpang dari aturan default Anda.

04 Pengarsipan Gmail

Saat Anda memberi tanda centang di sebelah email di kotak masuk Anda di Gmail dan kemudian mengklik Arsip di bagian atas , pilihan email akan hilang dari kotak masuk Anda. Anda dapat menemukannya di folder Semua Email (jika perlu, klik Lainnya di sini terlebih dahulu ). Jika Anda ingin memindahkan pesan kembali ke Kotak Masuk, pilih lagi dan klik Pindah ke kotak masuk di bagian atas .

Anda juga dapat mengotomatiskan pengarsipan tersebut dengan membuat filter. Buka Pengaturan dan pilih Filter dan alamat yang diblokir / Buat filter baru . Masukkan kriteria yang diinginkan, klik Buat filter dan centang Lewati kotak masuk (arsip) . Konfirmasikan dengan Buat filter .

05 Beranda MailStore

Salah satu solusi paling fleksibel untuk keperluan pencadangan dan pengarsipan untuk berbagai program email adalah MailStore Home gratis. Mulai file exe dan instal alat (melalui Instal di komputer ini ) atau pilih versi portabel (melalui Instal versi portabel di drive X ). Yang terakhir ini dapat berguna, misalnya, jika Anda secara rutin ingin mengkompilasi arsip email Anda dari kotak surat dari PC yang berbeda. Atau ketika Anda ingin mengekspor kotak surat yang diimpor ke klien surat di perangkat lain (baca: bermigrasi).

Beberapa saat kemudian Anda bisa memulai. Jika Anda mengklik Arsip pribadi di panel kiri , tampaknya kosong. Logis, karena Anda harus mengarsipkan email terlebih dahulu dan melakukannya dengan opsi nama yang sama di jendela yang sama.