Ini adalah cara Anda melakukan akuntansi digital

Membuat catatan adalah hal yang kebanyakan orang, kecuali akuntan, tidak suka memikirkannya, apalagi sibuk. Mengotak-atik faktur, tanda terima, dan sebagainya, seharusnya tidak lebih mudah? Untungnya, ini juga dapat dilakukan dengan beralih ke akuntansi digital.

Bagi banyak orang, termasuk penulis artikel ini, beralih ke administrasi digital cukup menjadi penghalang. Namun, kami sangat menyarankan Anda melakukannya. Ini tidak rumit dan menghemat banyak waktu setelahnya. Kami akan membantu Anda dalam perjalanan Anda, memberi Anda tip pertama segera: beralihlah di awal tahun finansial baru, yang jauh lebih mudah daripada setengah tahun.

Akuntansi versus administrasi

Istilah pembukuan dan administrasi sering digunakan secara bergantian. Tidak berguna, karena keduanya adalah dua hal yang sangat berbeda. Administrasi adalah pemeliharaan faktur, kwitansi, dengan kata lain, item masuk dan keluar. Akuntansi adalah akuntansi yang benar bagi otoritas pajak, penerapan regulasi, dan sebagainya. Artikel ini tentang mendigitalkan administrasi Anda. Kami bukan akuntan, jadi kami tidak dapat membantu Anda dengan sisi substantif dari masalah ini, tetapi kami dapat membantu Anda dengan teknologi. Kami terkadang menjelaskan sesuatu yang substantif, tetapi jika Anda benar-benar tidak memahami sama sekali tentang akuntansi dan administrasi, akan lebih mudah untuk melakukannya bersama dengan orang lain.

01 Akuntan

Kami telah menyebutkan ini di kotak Akuntansi versus administrasi: kami bukan akuntan. Saat melakukan konfigurasi administrasi digital, hal penting yang harus dimasukkan, seperti saldo awal Anda. Ini adalah pertanyaan yang kami konsultasikan dengan akuntan kami. Jika Anda mengetahui segalanya tentang akun buku besar, item sementara, perubahan, dll., Anda mungkin dapat memasukkan semua ini sendiri. Jika tidak, mungkin bijaksana untuk berkonsultasi dengan akuntan. Anda tidak harus menyerahkan seluruh akunting Anda dengan segera, tetapi Anda dapat meminta mereka untuk memeriksa apakah Anda telah mengatur semuanya dengan benar ketika Anda telah selesai mengkonfigurasi paket akunting Anda. Kebetulan, kami selalu menyarankan semua orang untuk menyewa seorang akuntan, fakta bahwa mereka membayar sendiri sama sekali bukan mitos.Anda akan menemukan panduan praktis untuk menemukan akuntan yang baik di situs Business Growth.

02 Memilih paket akuntansi

Memilih paket akuntansi merupakan langkah penting. Namun, Anda harus mengerjakannya secara teratur, jadi penting untuk memilih paket yang cocok untuk Anda. Kami telah menguji beberapa dan menurut pendapat kami ada dua kandidat yang sangat bagus: Exact Online dan e-Boekhouding.nl. Exact Online adalah paket yang paling lengkap, tetapi juga jauh lebih rumit dan lebih mahal. e-Boekouden.nl sedikit lebih ramah, menawarkan semua yang Anda butuhkan dan jauh lebih murah. Selain itu, layanan ini mudah diintegrasikan dengan, misalnya, toko online Anda (meskipun itu terlalu luas untuk dijelaskan dalam artikel ini. Oleh karena itu kami telah memilih e-Boekouden.nl sebagai contoh untuk kursus dasar ini. Namun, prinsipnya sama di mana-mana, jadi silakan pilih paket Anda sendiri.

03 Tanda terima digital

Akuntansi digital secara alami juga berarti Anda harus mendigitalkan semua tanda terima Anda. Paket yang kami gunakan dalam kursus ini menyertakan aplikasi yang memindai tanda terima, tetapi jika Anda menggunakan paket lain yang tidak memilikinya, kami merekomendasikan Turboscan (baik di Google Play store dan Apple App Store). Dengan aplikasi ini Anda dapat dengan mudah memindai tanda terima Anda, setelah itu dapat disimpan di cloud. Tip kecil: latih diri Anda untuk memindai tanda terima segera setelah Anda menerimanya. Itu mungkin terlihat agak aneh di toko, tetapi ini memastikan bahwa Anda benar-benar tidak akan kehilangan tanda terima lagi. Selain itu, memperbarui administrasi Anda menjadi sangat mudah, karena Anda tidak lagi harus memindai semua tanda terima di akhir kuartal. Aplikasi ini berharga dolar yang lumayan seharga 7 euro,tapi itu sangat berharga.

04 Mendaftar

Sebagian besar paket akuntansi menawarkan masa uji coba gratis, sehingga Anda dapat mencoba paket tersebut kapan saja untuk melihat apakah paket tersebut cocok untuk Anda. Kami sangat menyarankan Anda untuk menggunakannya. Kami memilih e-Boekhouding.nl karena menurut kami ini adalah paket yang cocok untuk kebanyakan orang, dan karena kami menyukai antarmukanya, tetapi silakan mencari paket akuntansi online dan mencoba beberapa. Dalam contoh kami, Anda berselancar ke www.e-boekreken.nl di mana Anda kemudian mengklik Coba . Kemudian buat akun seperti yang Anda lakukan dengan situs lain. Anda dapat mencoba situs ini selama 14 hari, setelah itu akan dikenakan biaya 7,95 per bulan untuk langganan dasar dan 5,95 per bulan untuk modul penagihan (yang sangat kami sarankan).

05 Video Bantuan

Salah satu alasan kami sangat menyukai paket e-Boekhouding.nl adalah karena situs ini dikemas dengan video yang membantu Anda mengkonfigurasi administrasi Anda secara digital. Omong-omong, kami tahu bagaimana biasanya: Anda ingin memulai dan tidak ingin menonton semua jenis video terlebih dahulu. Namun, ketahuilah bahwa ini tentang administrasi Anda, sesuatu yang ingin Anda atur dengan baik karena ini akan menghemat banyak jam kerja. Kami tentu saja akan menjelaskan cara kerja dasar-dasarnya, tetapi videonya membahas lebih dalam masalah ini dan karenanya sangat mendidik. Masuk ke situs dan klik Dukungan di kanan atas . Sebuah jendela baru akan terbuka di mana Anda mengklik Pelatihan video . Di sana Anda akan menemukan semua video yang Anda butuhkan untuk lebih memahami cara kerja situs.

06 Pembukaan neraca

Kami segera mulai dengan yang paling sulit: saldo awal, yang dapat ditemukan melalui Manajemen / Saldo pembukaan . Ini pada dasarnya adalah ringkasan dari semua aspek keuangan yang membentuk bisnis Anda: pendapatan, pengeluaran, piutang, ... Jika Anda tidak tahu apa yang kami bicarakan, maka Anda mungkin sudah menggunakan akuntan (karena ini juga bagian dari administrasi analog Anda) dan Anda dapat meminta informasi ini darinya. Bagaimanapun, penting bahwa total kolom kiri dan kanan (yaitu aset dan kewajiban) sama. Tetapi sebelum Anda dapat mengisinya, Anda harus terlebih dahulu mengatur akun buku besar umum Anda.

07 Menyiapkan akun buku besar

Jangan terintimidasi oleh kata-kata seperti akun buku besar. Anda dapat melihat administrasi Anda sebagai lemari besar dengan laci. Setiap laci mewakili bagian dari perusahaan Anda, seperti rekening bank Anda (metode pembayaran), langganan sesuatu (Untung dan Rugi), inventaris Anda (Saldo), dan sebagainya. Kata laci kemungkinan besar tidak akan membuat Anda stres, dan akun buku besar persis sama. Oleh karena itu, penting bagi administrasi online Anda untuk memetakan semua elemen perusahaan Anda. Klik Administrasi dan kemudian Akun G / L.. Anda melihat banyak 'laci' di sini, sebagian besar tidak akan pernah Anda gunakan. Lihat apakah Anda dapat memasukkan semua biaya dan keuntungan perusahaan Anda ke dalam salah satu laci ini. Jika tidak, buat sendiri laci baru, atau akun buku besar, sendiri.

08 Menciptakan hubungan

Untuk administrasi Anda, tentu saja penting untuk mengetahui dari siapa Anda menerima uang dan kepada siapa Anda membayar uang. Untuk itu perlu diciptakan relasi. Anda melakukannya dengan mengklik Relasi di bagian atas , lalu Tambahkan di panel kiri. Ini cukup sederhana, ini hanya menyangkut semua detail kontak pelanggan atau klien yang relevan.

09 Membuat produk

Misalkan sekarang kami meminta Anda untuk membuat faktur, maka Anda mungkin cukup memasukkan apa yang Anda lakukan dan berapa biayanya. Ini juga terjadi dalam akuntansi digital, kecuali bahwa paket akuntansi ingin mengetahui di mana produk atau layanan tertentu harus didebit. Anda membuat produk untuk itu. Klik Penagihan , lalu di bawah Produk dan Layanan di Tambahkan . Sekarang Anda harus memasukkan kode untuk layanan atau produk (Anda dapat memikirkannya sendiri) dan deskripsi (misalnya: DVD). Kemudian Anda memilih Satuan , dalam kasus kami Piece . Jika kesatuan yang Anda butuhkan (misalnya Wordjika Anda menulis artikel dan dibayar per kata) belum ada, Anda dapat membuatnya di bawah tajuk Unit di sebelah kiri. Masukkan harga beli jika ada, dan harga jual tidak termasuk PPN. Pilih tarif PPN dan harga jual termasuk PPN akan segera ditampilkan. Di akun Counter Anda memilih di mana 'laci' produk ini berada. Ini bisa sangat umum (pergantian Grup 1), atau sangat spesifik (DVD). Meskipun Anda harus terlebih dahulu membuat akun buku besar untuk DVD. Hal yang berguna sekarang adalah: PPN secara otomatis ditempatkan di 'laci' PPN untuk dibayar.

10 Kirim faktur

Oleh karena itu, Anda menggunakan produk yang Anda buat selama pembuatan faktur. Di menu di bagian atas, klik Faktur , lalu Tambahkan . Pilih relasi dan isi informasi yang relevan. Kemudian klik Tambahkan produk / layanan . Sekarang ketika Anda mengklik di bidang atas, Anda dapat menambahkan salah satu produk yang telah Anda konfigurasikan. Anda sekarang dapat langsung melihat mengapa ini berguna, semua informasi yang relevan segera dimasukkan (tetapi masih dapat diubah jika harga, misalnya, menyimpang). Dengan cara ini Anda menambahkan baris untuk setiap produk atau layanan. Setelah selesai, simpan faktur dan Anda dapat mengirimkannya. e-Boekouden.nl menawarkan semua jenis template untuk ini.

11 Memasukkan tagihan / kwitansi

Selain penghasilan, Anda juga punya pengeluaran. Anda memesan ini dengan mengklik tab Akuntansi di situs tersebut dan kemudian Faktur . Pada Jenis pemesanan Anda memilih Terima faktur . Pilih mitra bisnis dan isi informasi faktur (termasuk rekening offset yang benar). Secara opsional, klik Tambahkan file jika Anda ingin mengunggah faktur. Untuk kuitansi, tidak nyaman menggunakan relasi, lagipula, terkadang Anda membeli sesuatu di toko buku, yang tidak langsung merupakan relasi. Selain itu, tanda terima tidak memiliki nomor faktur. Dalam kasus tersebut, klik Pernyataan / Tanda Terima di panel kiri. Untuk jenis pemesanan, Anda memilih Uang yang dibelanjakandan di Akun Anda menunjukkan dari akun mana Anda telah melakukan ini. Anda sekarang juga dapat melihat: jika Anda memiliki beberapa rekening bank, akan berguna untuk membuat beberapa akun buku besar untuk ini juga. Klik Simpan untuk memproses tanda terima. Saat Anda mengunduh aplikasi e-Boekouden.nl, Anda juga dapat memindai dan mengunggah tanda terima langsung dari ponsel cerdas Anda.

12 Transaksi impor

Anda telah memasukkan faktur yang dikirim dan diterima di administrasi digital Anda, sekarang penting untuk menautkannya ke mutasi aktual di rekening bank Anda. Alasannya adalah keseimbangan Anda, yang seperti namanya, harus seimbang. Untuk setiap faktur sepuluh euro yang dikirim, harus ada pembayaran sepuluh euro, dan untuk setiap lima euro yang Anda belanjakan, harus ada tanda terima untuk lima euro. Itulah mengapa Anda akan mengajukan kasus-kasus tersebut terhadap satu sama lain. Cara termudah adalah dengan mengekspor laporan bank Anda dari situs web bank Anda (setiap bank akan menjelaskan prosesnya) dan kemudian klik Impor di bawah tajuk Enter (tab Akuntansi ). Unggah file, pilih rekening bank yang terkait dengannya, lalu klikSelanjutnya . Ketika file telah diproses, klik Go to unprocessed statement lines . Di sana Anda dapat melihat semua perubahan pada rekening bank Anda yang belum ditautkan, misalnya, faktur. Untuk setiap mutasi Anda sekarang dapat menunjukkan dengan tepat bagian mana yang termasuk yang mana. Misalnya, faktur dan / atau tanda terima dikeluarkan untuk setiap pengeluaran dan semua pendapatan.

Tautan

Pada prinsipnya Anda dapat melakukan semuanya dalam paket akuntansi Anda secara manual, tetapi di bawah judul Manajemen Anda juga memiliki opsi untuk membuat semua jenis tautan. Misalnya, Anda dapat membuat tautan terlebih dahulu dengan akuntan Anda, sehingga dia dapat mengakses administrasi Anda dan menggunakannya untuk mengirimkan deklarasi Anda, tetapi Anda juga dapat membuat tautan dengan bank Anda, sehingga Anda tidak perlu mengimpor dan mengekspor secara manual. transaksi Anda setiap saat. Di sini Anda juga akan menemukan tautan dengan toko web Anda, sehingga Anda dapat memiliki faktur untuk pesanan yang secara otomatis dimasukkan ke dalam akuntansi digital Anda. Ini tidak terlalu sulit, dan di halaman dukungan Anda akan menemukan penjelasan ekstensif tentang bagaimana semuanya bekerja. Karena itu kami menyarankan Anda untuk benar-benar menjelajahinya.