Mendigitalkan kuitansi, surat, dan foto

Melacak semua kuitansi dan surat yang masuk adalah pekerjaan yang cukup berat. Seringkali semuanya berakhir di tumpukan besar. Belum lagi semua foto yang tersimpan jauh di loteng. Saatnya membersihkan musim gugur: singkirkan kertas itu! Kami akan membantu Anda menertibkan kekacauan dengan mendigitalkan kuitansi, surat, dan foto.

Tip 01: Apa yang harus didigitalkan?

Sebelum kita mulai, Anda menentukan apa yang sebenarnya ingin Anda digitalkan. Langkah awal yang baik adalah, misalnya, menyimpan kuitansi dan faktur: Anda ingin menyimpannya selama beberapa tahun sehingga Anda masih memiliki jaminan atas item tersebut, tetapi menyimpannya secara fisik selama beberapa tahun bisa jadi sulit: Anda dapat dengan mudah kehilangan mereka. Anda juga bisa mendigitalkan surat Anda. Surat dan kertas penting harus disimpan, tetapi menyimpan semuanya di tumpukan besar juga tidak bagus. Dan jika Anda memindai kertas-kertas itu, Anda juga dapat mencari teks dengan lebih mudah. Dan apakah Anda juga ingin mendigitalkan foto Anda? Jika Anda memiliki banyak foto lama di photobook, sebaiknya Anda memilikinya secara digital sehingga Anda dapat membagikannya dengan orang lain dan membuat photobook baru. Hal yang sama berlaku untuk yang negatif,kami juga akan mengerjakannya. Mendigitalkan foto akan menjadi pekerjaan terbesar.

Ketika Anda telah menentukan apa yang ingin Anda digitalkan, pertama-tama sortir tumpukannya: urutkan semuanya dan segera buang kertas-kertas yang tidak penting.

Cara termudah untuk mendigitalkan tanda terima Anda adalah dengan ponsel cerdas Anda

Tip 02: Tanda Terima

Cara termudah untuk memindai tanda terima Anda adalah dengan ponsel cerdas Anda. Dengan demikian, Anda dapat memindai tanda terima segera setelah pembelian, sehingga Anda tidak lupa dan disimpan secara permanen. Ada banyak aplikasi untuk memindai tanda terima: Dropbox, Office Lens, Evernote, Adobe, aplikasi Catatan Apple dan banyak lagi. Anda tentu saja juga dapat mengambil foto tanda terima, tetapi keuntungan dari aplikasi pemindaian semacam itu (lihat tip 5) adalah ia memotong tanda terima dan menampilkannya sedikit lebih baik. Tanda terima juga akan disimpan dalam format pdf, yang lebih sesuai untuk dokumen daripada, misalnya, jpg atau png. Masalah penting dengan tanda terima adalah apakah masih perlu menyimpan aslinya. Sayangnya, hal itu tidak selalu jelas. Ada kemungkinan besar toko itu tidak akan sulit, tetapi toko itu bisa melakukannya.Ini terutama terjadi pada tanda terima tanpa nomor seri unik, karena tidak mungkin untuk menentukan apakah Anda membelinya di sana atau tidak. Pada prinsipnya, Anda tidak perlu menyimpan kuitansi dengan nomor seri yang unik di atas kertas. Untuk memastikannya, periksa dengan toko!

Tip 03: Surat

Mendigitalkan huruf paling baik dilakukan dengan pemindai, karena dengan ponsel cerdas Anda dengan cepat mengalami masalah keterbacaan. Dengan pemindai memang membutuhkan lebih banyak pekerjaan, tetapi keuntungan besar adalah bahwa banyak pemindai memiliki perangkat lunak ocr untuk mengenali teks, lihat tip 6. Jika Anda memiliki pemindai all-in-one atau terpisah, tentu saja Anda menggunakannya. Jika Anda belum memilikinya dan sedang mencari pemindai, Anda dapat melihat Fujitsu ScanSnap, misalnya. Ia bekerja dengan cepat dan kecil serta portabel, sehingga Anda dapat meletakkannya di mana saja.

Banyak pemindai modern memiliki integrasi dengan layanan penyimpanan awan, sehingga Anda dapat memindai langsung ke awan tanpa kabel. Anda kemudian dapat menyinkronkan file Anda di PC dan melanjutkan mengerjakannya.

Tip 04: Foto

Untuk foto, kualitas versi digital jauh lebih penting. Anda dapat memindai foto dengan ponsel cerdas Anda, misalnya dengan aplikasi Google FotoScan, lihat tip 5. Namun, kualitas dan fleksibilitas pengaturan seringkali lebih baik dengan pemindai asli. Jika Anda ingin mendigitalkan negatif, ada pemindai khusus untuk itu. Anda juga dapat melihat aplikasi seperti FilmLab. Aplikasi itu berjanji untuk mengubah negatif menjadi foto yang indah, tetapi pada saat penulisan, belum ada versi uji publik yang tersedia.

Tip 05: Aplikasi

Kami pertama-tama akan memulai dengan ponsel cerdas. Untuk mendigitalkan tanda terima, Anda bisa menggunakan aplikasi Office Lens di ponsel cerdas Anda. Anda dapat menemukannya melalui toko aplikasi Android dan iOS. Setelah menginstal, buka aplikasi untuk memulai dan ketuk Izinkan akses untuk mengizinkan aplikasi mengakses foto Anda. Berikan juga akses aplikasi ke kamera. Kemudian soal memilih jenis dokumen: untuk kuitansi, opsi terbaik adalah Dokumen . Pastikan struk terlihat jelas dan tekan tombol merah untuk mengambil foto. Anda kemudian dapat memotong tanda terima. Setelah selesai, ketuk Selesai dan pilih tempat untuk menyimpan dokumen. Ini dapat dilakukan secara lokal atau di cloud Microsoft (OneDrive atau OneNote).

Untuk mendigitalkan foto melalui aplikasi, Anda dapat menggunakan Google FotoScan. Ini tersedia untuk Android dan iOS. Untuk memulai aplikasi, cukup tahan foto di depan kamera dan tekan tombol pindai di aplikasi. FotoScan secara otomatis akan memutar, memotong dan mencoba mengoptimalkan warna. Anda hanya perlu memotret fotonya dan sisanya akan terjadi dengan sendirinya. Anda dapat menyimpan foto di penyimpanan cloud favorit Anda.

Perangkat lunak Ocr dapat mengenali teks dari surat yang dipindai

Tip 06: Pindai

Jika Anda ingin kualitas yang lebih baik atau, misalnya, mendigitalkan huruf dengan cepat, lebih baik menggunakan pemindai. Khusus untuk surat, ocr berguna, perangkat lunak standar dengan sejumlah pemindai. Ocr adalah singkatan dari pengenalan karakter optik, atau pengenalan karakter optik. Ini mengubah gambar menjadi teks. Program gratis yang dapat melakukan ini adalah FreeOCR untuk Windows. Sayangnya ini terakhir diperbarui pada tahun 2015. Anda dapat mengunduh FreeOCR di sini. Instal dan buka programnya. Klik Buka PDF di bagian atas untuk membuka PDF atau klik Buka untuk membuka gambar (misalnya, jika surat Anda disimpan sebagai file jpg). Klik kanan di OCR Language di nld dan kemudian klikTombol OCR untuk mengubah gambar menjadi teks. Hasilnya bisa sangat berbeda untuk tiap dokumen. Jika hasilnya cukup bagus, misalnya Anda dapat menyimpannya secara terpisah sebagai file txt di sebelah scan. Untuk hasil yang optimal: pastikan Anda memindai dalam resolusi setinggi mungkin (lihat tip 7), namun perlu diketahui bahwa banyak ruang penyimpanan yang kemudian dapat digunakan.

Tip 07: NAPS2

Semua produsen pemindai menyediakan perangkat lunak untuk pemindaian. Jika Anda tidak menyukainya atau melewatkan fungsi di dalamnya, Anda dapat melihat NAPS2. Ini juga memiliki ocr built-in. Anda mengunduh NAPS2 di sini. Buka file dan selesaikan prosedur penginstalan dengan mengikuti wizard (pengaturan default baik-baik saja). Kemudian mulai program melalui menu start. Untuk memindai, klik tombol pindai. Masukkan nama untuk pemindai di Nama Layar dan klik Pilih Perangkat . Pilih perangkat Anda dari daftar dan klik OK . Pilih pada Ukuran halaman ke A4 dan resolusi pilih dpi (lihat tip 8). Klik OK. Kemudian dipindai. Anda kemudian dapat menempatkan halaman lain di bawahnya dan menekan Pindai lagi . Halaman muncul di jendela ikhtisar. Jika Anda mengklik PDF , Anda menggabungkan semua dokumen yang dipindai menjadi satu dokumen PDF. Anda dapat mengklik dua kali pada dokumen yang dipindai untuk mengeditnya, seperti memutar atau memotongnya. Untuk menerapkan ocr di NAPS2, klik OCR . Kemudian klik kotak centang di sebelah Bahasa Belanda dalam daftar dan klik Unduh . Setelah mengunduh, centang opsi Jadikan PDF dapat dicari menggunakan OCR dan klik OK . Juga pastikan bahwa Bahasa OCR diatur ke Bahasa Belandanegara. Jika Anda kemudian menyimpan dokumen sebagai PDF dan menekan Ctrl + F di Adobe dan mencari istilah, itu akan ditemukan jika ocr berhasil.

Tip 08: DPI

Resolusi pindaian ditampilkan dalam dpi: titik per inci. Ini menentukan resolusi dan kualitas gambar Anda. Semakin tinggi dpi, semakin tinggi kualitasnya, tetapi juga semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan pemindai dan semakin banyak ruang penyimpanan yang dibutuhkan untuk memindai. Jadi: terlalu tinggi dan Anda harus menunggu lama dan ruang penyimpanan Anda sangat habis, terlalu rendah dan dokumen pindaian Anda adalah festival blok. Secara umum, untuk surat dan faktur, dpi 300 adalah keseimbangan yang baik antara kualitas dan kecepatan. Untuk foto, Anda ingin cepat mendapatkan sesuatu seperti 600 dpi atau lebih tinggi. Foto vegan atau foto yang sangat kecil yang ingin Anda tampilkan lebih besar, cukup ambil dpi maksimum dari pemindai Anda.

Catatan digital

Sesuatu yang masih kami lakukan di atas kertas adalah mencatat. Anda sepertinya tidak bisa melepaskan diri darinya. Semakin banyak laptop memiliki layar sentuh dan dengan pena digital Anda dapat dengan mudah membuat catatan di aplikasi favorit Anda, seperti OneNote atau Evernote. Ini akan membutuhkan waktu untuk membiasakan diri, menulis dengan pena digital seperti itu. Untuk hasil terbaik - jika Anda ingin membeli laptop baru - pilih laptop dengan dukungan Windows Ink, yang sangat cocok untuk menggunakan pena digital. Jika Anda benar-benar tidak dapat melakukannya tanpa kertas Anda, Anda juga dapat melihat buku catatan hidup dari Moleskine, misalnya. Anda tidak akan mengatakan di luar bahwa ini adalah benda digital: itu hanya kertas analog dengan pena.Namun, Anda tetap dapat membuat catatan di atas kertas dan kemudian mentransfernya ke tablet atau ponsel cerdas Anda dengan satu sentuhan tombol. Di sana Anda dapat mengedit catatan Anda sebagai teks dan membuat penyesuaian. Sayangnya, Set Menulis Cerdas Moleskine harganya sekitar 230 euro.

Tip 09: Penamaan

Setelah tanda terima atau surat dipindai, Anda jelas tidak ingin membuangnya begitu saja ke dalam folder dan tidak akan pernah dapat menemukannya lagi. Anda harus mengatur file Anda dengan benar di PC atau laptop Anda. Jika Anda menyinkronkan file Anda dengan layanan cloud favorit, Anda juga bisa menambahkan dan melihatnya dari ponsel cerdas Anda. Perhatikan keamanan layanan cloud, selalu gunakan kata sandi yang kuat dan aktifkan otentikasi dua faktor.

Struktur folder logis tergantung pada apa yang Anda suka. Untuk huruf, misalnya, strukturnya adalah tahun / bulan (dan mungkin / hari), jadi Anda akan mendapatkan semua bulan dalam folder 2017. Tips: berikan bulan tersebut angka agar muncul secara berurutan di struktur folder Anda, dan jika perlu tambahkan tahun lagi, berguna untuk menyimpan gambaran umum. Jika Anda memiliki banyak file, Anda akan menerima semua hari dalam folder 01 Januari. Setelah itu masalah mengganti nama file dan menempatkannya dalam struktur folder logis. Mengganti nama juga merupakan sesuatu yang harus Anda perhatikan: berikan nama yang konsisten pada file Anda. Menggunakan beberapa jenis nama akan dengan cepat mempersulit pencarian file Anda. Pikirkan tentang ini sebelumnya: mengubahnya setelah itu banyak pekerjaan. Konvensi penamaan default dapat berupa company_subject.pdf untuk surat atau purchase_date_model_no_device_type.pdf.

Format file mana yang terbaik bergantung pada kebutuhan dan kemampuan Anda

Tip 10: Jenis file

Misalnya, dalam perangkat lunak pemindaian Anda dapat memilih jenis file yang berbeda saat menyimpan file Anda. Format file terbaik bergantung pada kebutuhan dan kemampuan Anda. Jika Anda memiliki banyak ruang penyimpanan, Anda dapat memilih tiff untuk foto Anda. Ini menjaga kualitas, karena tiff tidak menerapkan kompresi. Hanya ada satu format yang cocok untuk surat: pdf. Hal yang menyenangkan tentang pdf adalah bahwa dokumen dapat berisi beberapa halaman dan formatnya mendukung ocr untuk mencari file dengan mudah. Untuk tanda terima, Anda dapat menggunakan pdf, atau sesuatu seperti jpeg atau png. Harap dicatat bahwa jpeg menggunakan banyak kompresi, yang dapat menyebabkan kualitas yang buruk. Jadi selalu uji apakah file Anda masih dapat dibaca.

Tip 11: Pengarsipan

Untuk mengarsipkan file Anda dan menyimpannya untuk waktu yang lama, yang terbaik adalah menyimpannya di beberapa tempat sehingga Anda memiliki cadangan. Pengalaman kami menunjukkan bahwa ada gunanya menyimpan tahun atau kuartal yang telah selesai dengan membakarnya ke DVD atau meletakkannya di hard drive eksternal, yang hanya Anda sambungkan ke komputer saat Anda membutuhkan file. Salinan NAS tentu saja selalu merupakan solusi yang baik. Ngomong-ngomong, sadari bahwa DVD tidak akan bertahan selamanya dan hard drive eksternal juga dapat rusak. Jika Anda benar-benar ingin memastikan bahwa data Anda disimpan, Anda dapat melihat M-Disc. Itu adalah cakram seperti DVD khusus yang dirancang untuk bertahan ribuan tahun. Anda memang memerlukan pembakar khusus untuk itu, tetapi setelah dibakar, Anda dapat menggunakan M-Disc di pembaca DVD mana pun.Tetapi kita dapat membayangkan bahwa Anda menganggap ini terlalu berlebihan. Anda juga dapat memilih untuk menyimpan file Anda di cloud, kami menyarankan Anda melakukannya dengan aman!

Tip 12: Cadangan

Jika Anda memindai semua dokumen Anda dan menyimpannya secara digital, Anda ingin memastikan bahwa dokumen disimpan dengan benar. Penting untuk membuat backup. Itu bisa dilakukan dengan berbagai cara. Cara termudah adalah dengan menggunakan fitur cadangan bawaan Windows. Untuk melakukan itu, buka aplikasi Pengaturan di Windows 10 dan kemudian ke Perbarui & keamanan / Cadangan . Klik Add a drive dan pilih drive (eksternal) dari daftar. Kemudian klik Opsi lainnya . Pastikan folder dengan dokumen Anda disertakan dalam Cadangkan folder ini . Jika tidak, tambahkan sendiri menggunakan tombol Tambahkan folder . Secara opsional, klik Cadangkan sekarang untuk segera membuat cadangan.

Tip 13: Plugin Windows Explorer

Anda mungkin mengelola dokumen Anda dengan Windows Explorer. Sayangnya, ini tidak terlalu kuat, tetapi dengan beberapa perangkat lunak tambahan Anda dapat melakukan lebih banyak lagi. Misalnya, alat Folder Ico memungkinkan Anda mengatur folder dalam warna dan kategori di penjelajah untuk gambaran umum yang lebih baik. Sayangnya, plugin ini harganya sedikit: 10 dolar (sekitar € 8,85) per komputer. Alat Clover memberi penjelajah Anda tab seperti Chrome. Handy juga Seer. Di macOS, jika Anda memilih file dan menekan bilah spasi, Anda dapat mempratinjaunya dengan cepat. Dengan Seer, fungsionalitas itu juga datang ke penjelajah. Dengan begitu, Anda dapat menelusuri semua file dengan lebih cepat. Jendela pratinjau Windows Explorer tidak berfungsi dengan baik dan selalu memakan banyak ruang.

Seer memungkinkan Anda untuk menelusuri pratinjau file Anda jauh lebih cepat

Tip 14: XYPlorer

Sayangnya, penjelajah memiliki opsi yang sangat terbatas untuk mengelola surat dan tanda terima Anda secara efektif. Selain plug-in seperti di tip sebelumnya, Anda juga dapat melihat alternatif lain, seperti XYPlorer. Dengan program itu Anda memiliki kemungkinan untuk menempatkan file dalam kategori warna dan memberi label pada semua file (Windows Explorer hanya dapat memberi label format file tertentu). Anda juga dapat membuat koleksi virtual, menyimpan hasil pencarian dan dapat membantu Anda dengan tugas yang berulang. Biaya program ini 40 dolar, yaitu sekitar 34 euro. Kemungkinan lain adalah Directory Opus 12, yang juga memungkinkan Anda memberi label dan mengkategorikan berdasarkan warna. Directory Opus memiliki versi gratis yang tersedia dengan fungsi terbatas.

Tip 15: PDF dan Word

Anda dapat membuka dokumen PDF yang dipindai dengan versi Word yang modern, setelah itu Word secara otomatis menerapkan ocr dan segera mengubahnya menjadi dokumen yang dipindai. Kualitas hasil berbeda untuk setiap dokumen. Kami menggunakan Word 2016 dengan pembaruan Juli 2017. Buka Word dan klik Buka dokumen lain di bagian bawah. Klik Browse dan sekarang telusuri ke dokumen PDF yang ingin Anda ubah menjadi file Word dan klik Open . Muncul pesan bahwa dokumen sedang diubah dan hasilnya mungkin berbeda: terutama dengan banyak gambar di surat atau kwitansi, hasilnya akan mengecewakan. Klik OKdan tunggu beberapa saat hingga konversi selesai. Maka Anda akan melihat hasilnya. Idealnya, Anda menyimpan file docx dan file PDF, sehingga Anda selalu memiliki yang asli.

Tip 16: Kelola dokumen

Jika Anda benar-benar ingin menganggapnya serius dengan mendigitalkan kwitansi Anda dan terutama surat, Anda dapat melihat sistem manajemen dokumen (DMS). Hal ini memungkinkan Anda untuk menyimpan dokumen Anda secara sistematis, melampirkan catatan padanya dan dengan mudah menemukan dan menyortirnya. DMS yang gratis dan bagus adalah EDMS Maya. Untuk memulainya, Anda membutuhkan server dengan Docker. Docker tersedia di sejumlah NAS, tetapi juga dapat diinstal di Windows atau macOS. Baca di sini bagaimana menjalankannya.