Bagaimana cara mengimpor data ke Word

Anda tidak harus mengetik semua data yang Anda gunakan dalam dokumen satu-ke-satu di Word. Perangkat lunak ini memiliki fungsi ekstensif untuk mengimpor data dari program lain. Dalam artikel ini kami akan menunjukkan kepada Anda kemungkinan mengimpor dan menautkan data dari program lain, seperti Excel.

Jika Anda memiliki paket lain dari seri Office, Word menawarkan opsi untuk mengimpor data dari program tersebut ke dalam dokumen Anda. Apakah itu menyangkut data dari lembar Excel atau Access, data alamat atau slide; Anda dapat dengan mudah menautkannya ke dokumen Word Anda. Keuntungan menghubungkan data dari program lain adalah Anda hanya perlu mengubah data sekali di program sumber. Word kemudian akan secara otomatis mengadopsi perubahan dalam dokumen Anda. Terkadang Anda harus menyegarkan data itu.

01 Impor data dari Excel

Excel banyak digunakan untuk entri data. Namun terkadang Anda hanya ingin memasukkan bagian dari file Excel di Word, tanpa datanya ditautkan secara langsung. Misalnya tabel (bagian dari a). Fungsi salin dan tempel ekstensif dari Word dan Excel memastikan bahwa data, termasuk pemformatan, dapat ditransfer ke dokumen Anda. Dalam contoh ini, kami akan menyalin tabel biasa sederhana dari Excel ke Word. Kami memilih semua sel, klik dengan tombol kanan mouse dan pilih Salin .

02 Memilih format yang benar

Cara data dimasukkan dari Excel ke Word bergantung pada fungsi paste yang Anda pilih. Di Word Anda dapat meletakkan data Anda di dokumen Anda dengan cara yang berbeda: tempel dengan retensi pemformatan, tempel sebagai gambar atau tempel tanpa pemformatan. Opsi tempel yang tersedia bergantung pada jenis data yang ditempatkan di clipboard. Jika Anda menyalin tabel dari Excel, Anda memiliki lebih banyak opsi tempel daripada jika Anda ingin menempelkan teks biasa dari, misalnya, Notepad ke dalam dokumen Word Anda.

Jika Anda ingin menempelkan data dari Excel tanpa memformat ke Word, pilih 'Simpan teks saja', tombol paling kanan di menu. Word kemudian menempelkan data dari Excel secara langsung tanpa tambahan apa pun. Setiap baris dari tabel ditempel pada baris terpisah.

03 Tabel tanpa pemformatan

Jika tabel diformat di Excel dengan batas, warna, font berbeda dan sel berwarna dan Anda ingin menyalinnya satu per satu di Word, lalu pilih dari opsi tempel untuk fungsi Pertahankan pemformatan dari sumber .

Saat menyalin tabel dari Excel, data di Word juga ditempatkan di tabel. Keuntungan dari ini adalah Anda sekarang dapat mengedit data lebih lanjut dan menyesuaikan tabel jika perlu dalam hal desain. Jika Anda klik pada tabel disisipkan di Word, tab desain Table juga akan menjadi tersedia di Ribbon . Dengan tabel yang dipilih, Anda dapat langsung menerapkan desain yang berbeda.

Jika Anda hanya ingin mengedit satu sel, baris, atau kolom, klik dengan mouse dan ubah propertinya.

04 Data dinamis dari Excel

Kadang-kadang bisa terjadi bahwa data di Excel yang ingin Anda gunakan di dokumen Word Anda dinamis. Artinya, data di file Excel bisa berubah seiring waktu. Maka penting bahwa data dari Excel yang ditempatkan di Word adalah yang terbaru. Anda dapat menempelkan data ke Word sambil mempertahankan tautan data di Excel. Jika Anda atau orang lain mengubah data asli di Excel, perubahan tersebut juga akan terlihat di Word. Untuk membuat ini berfungsi, Anda harus menempelkan data dari Excel dengan cara khusus ke Word. Dalam hal ini, pilih Tautan dan pertahankan pemformatan sumber dari menu tempel .

Saat data ditempelkan ke Word, Anda akan melihat bahwa tabel telah diberi fungsi yang berbeda. Jika Anda mengklik salah satu sel dengan tombol kanan mouse, Anda akan melihat opsi baru dalam daftar, yaitu Perbarui tautan . Jika data telah diubah di Excel, itu tidak akan diubah secara langsung di Word. Sebagai pemilik dokumen, Anda dapat menampilkan data terbaru dalam tabel dengan memilih tautan Perbarui .

05 Tabel dengan format

Ngomong-ngomong, fungsi ini juga berfungsi saat pemformatan asli di tabel berubah di Excel. Segera setelah, misalnya, warna atau ketebalan garis diubah di Excel dan Anda memilih Perbarui tautan di Word , perubahan tersebut juga akan diterapkan di Word. Ini tentu saja juga memiliki kerugian untuk tata letak dokumen Word Anda. Untungnya, ada solusi untuk itu. Jika Anda hanya ingin data di sel Excel disalin, tetapi tidak tata letaknya sendiri, pilih opsi tempel Tautkan dan gunakan daftar target . Tabel sekarang disalin tanpa pemformatan di Word, tetapi data di sel itu sendiri tetap ditautkan ke Excel dan setiap perubahan akan dilakukan setelah Anda memilih lagi Perbarui tautan diterapkan di Word.

Jika tabel di Excel diadaptasi dari segi desain, ini tidak akan berpengaruh lebih jauh pada tata letak tabel di Word.

06 Membuat surat dan surat

Anda juga dapat menggunakan Word untuk mengirim surat ke beberapa alamat. Untungnya, Anda tidak harus membuat surat tersendiri untuk setiap penerima, tetapi Anda bisa membuat surat standar. Dengan surat standar Anda dapat dengan mudah mengirim surat ke beberapa orang. Anda menghubungkan database dengan nama, alamat dan tempat tinggal dengan surat standar tersebut. Anda juga dapat menggunakan fungsi ini untuk mencetak amplop. Dalam contoh ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana menambahkan alamat secara otomatis ke dokumen Anda.

07 Membuat bidang alamat

Word memiliki fitur khusus untuk memasukkan nama dan alamat secara otomatis ke dalam dokumen Anda. Di Ribbon Anda akan menemukan tab terpisah untuk ini, yang disebut Milis . Di sana Anda dapat menautkan Word ke milis yang ada, atau Anda juga dapat membuat daftar baru dari sini.

Anda harus terlebih dahulu memiliki daftar alamat. Anda dapat membuatnya sendiri di Word, tetapi Anda juga dapat menautkan Word ke, misalnya, Excel untuk mengambil data alamat darinya. Kami pertama-tama akan menunjukkan kepada Anda cara membuat daftar detail alamat di Word sendiri. Di bawah tab Milis Anda akan menemukan tombol Pilih alamat . Klik di atasnya dan pilih opsi Ketik daftar baru .

Sebuah jendela sekarang akan muncul di mana Anda dapat memasukkan informasi alamat. Dalam contoh ini kami akan membatasi diri pada data alamat (fiktif) seperti salam, inisial, nama belakang, alamat, kode pos, dan kota. Untuk setiap baris, masukkan detail orang yang ingin Anda kirimi surat. Setelah Anda selesai mengisi, tekan tombol OK untuk menyimpan daftar.

Word menyimpan daftar alamat sebagai database Microsoft (dengan ekstensi .mdb), yang memiliki keuntungan bahwa Anda dapat terus menggunakan file ini di Office, jadi Anda tidak perlu membuat daftar alamat baru setiap saat.

Jika Anda telah menyimpan database di Word, tombol Mulai gabungan surat akan tersedia di Pita . Tetapi sebelum Anda mengklik itu, Anda harus terlebih dahulu menentukan di surat Anda posisi di mana Anda ingin menempatkan bidang alamat. Untuk menempatkannya, klik tombol Blok alamat .

08 Memeriksa data

Anda sekarang akan melihat jendela baru di mana Anda dapat memeriksa apakah datanya benar. Pada prinsipnya, Anda tidak perlu banyak berubah di sini; jika Anda telah membuat daftar alamat sederhana dengan hanya nama depan dan belakang, jalan, nomor rumah, kode pos dan kota dan semua alamat ada di negara Anda sendiri, Word biasanya akan langsung menempatkannya. Hanya jika Anda juga mengirim surat internasional, akan berguna untuk mengubah pengaturan. Jika Anda mengklik tombol OK setelahnya , Word akan menempatkan kode teks <>. Oleh karena itu, blok itu menunjukkan bahwa data alamat database ditempatkan di sana.

Di bagian atas Pita Anda sekarang melihat tombol tambahan yang dapat digunakan untuk menelusuri surat dengan alamat yang baru saja ditautkan. Dengan begitu, Anda dapat memeriksa apakah detail alamat tertera dengan benar di surat. Selain tombol panah untuk menggulir huruf, Anda juga akan menemukan tombol yang disebut Pratinjau hasilnya . Dengan menekan tombol ini Anda juga akan melihat detail alamat aktual per huruf.

Sekarang Anda dapat memutuskan apakah Anda senang dengan tampilan saat ini atau jika Anda ingin mengubah sesuatu yang lain. Tata letak, misalnya, karena Anda mungkin ingin mencetak alamat sedikit lebih besar atau memberi mereka font yang berbeda. Anda tidak harus melakukan ini secara terpisah untuk setiap huruf, tetapi Anda melakukannya sekaligus dengan memilih blok <> di dokumen Anda. Untuk melakukan itu, Anda harus terlebih dahulu menonaktifkan pratinjau alamat dengan mengklik tombol Pratinjau Hasil lagi. Baru setelah itu blok alamat akan muncul kembali. Pilih <> di dokumen Anda, dan Anda dapat mengubah pemformatannya.

09 Gabungkan dokumen

Apakah Anda puas dengan hasilnya? Kemudian Anda dapat menggabungkan detail alamat dengan surat Anda. Dengan penggabungan, Word membuat beberapa salinan surat, dengan alamat unik dari database di setiap surat. Untuk memulai penggabungan, klik tombol Selesai dan Gabungkan di Pita , di ujung kanan. Tiga opsi sekarang akan muncul, pilih Cetak dokumen .

Tentukan record mana yang ingin Anda cetak, biasanya Anda mencetak semuanya sekaligus. Setelah menekan tombol OK , Word mengirimkan tugas ke printer dan surat Anda akan dicetak.

Tip: Cetak label dan amplop

Apakah Anda ingin mencetak alamat pada amplop atau label selain mencetak surat? Kemudian pilih Amplop atau Label di sisi kiri Pita . Saat Anda mengklik salah satu dari dua tombol ini, Word mengubah format dokumen Anda saat ini menjadi format amplop atau label. Anda dapat memilih dari berbagai ukuran.

10 Mengimpor alamat dari Excel

Di Word Anda juga bisa mendapatkan file alamat Anda dari program lain atau bekerja dengan format file terpisah. Masuk melalui fungsi Daftar Alamat di Word terkadang cukup sulit. Ini adalah pekerjaan yang sangat tepat, dan menekan tombol yang salah dapat dengan cepat menyebabkan Anda memasukkan kembali catatan. Selain itu, ukuran kecil dari jendela input menyulitkan untuk bekerja dengan banyak rekaman. Dalam kasus tersebut, lebih baik memilih program yang bisa menangani rekaman dengan lebih baik, seperti Excel atau - jika Anda lebih suka bekerja dengan program database - dengan Access. Untuk kursus dasar ini kami menggunakan Excel untuk mengimpor data alamat, yang berfungsi dengan baik dalam kasus ini; jauh lebih mudah untuk menggunakan lebih banyak baris di Excel.

Jika Anda memiliki catatan Anda secara berurutan di Excel, Anda dapat dengan mudah menggunakannya untuk membuat data alamat di Word. Setiap baris di Excel yang harus digunakan di Word untuk data alamat, berikan nama yang jelas: Salam , Nama depan , Nama belakang , Nama jalan , Nomor rumah , Kode pos dan Kota . Baris tersebut kemudian menjadi baris pertama dalam tabel. Di baris berikut, Anda kemudian memasukkan semua detail alamat yang ingin Anda gunakan dalam surat itu.

11 Simpan file

Apakah Anda sudah menyelesaikan file Anda? Kemudian Anda menyimpannya dan kemudian pergi ke Word untuk mengimpor data dari file Excel sebagai file alamat. Untuk melakukan hal ini, lakukan sebagai berikut: klik pada alamat Pilih di Milis pita dan pilih Gunakan yang ada daftar . Kemudian pilih file Excel Anda.

Word sekarang hadir dengan konfirmasi file. Jika Anda memformat tabel di Excel, seperti dalam contoh kami, baris pertama data berisi judul kolom. Beri tanda centang di sebelah Baris pertama data berisi tajuk kolom . Word mengenali ini, sehingga Anda dapat dengan mudah menempatkan bidang yang benar di tempat yang tepat di dokumen Anda.

12 Tentukan bidang

Tidak seperti mengimpor data alamat melalui Daftar Alamat, saat mengimpor data dari Excel, Anda masih harus menentukan bidang secara terpisah. Setiap kolom dari file Excel Anda menjadi blok terpisah di Word yang pada akhirnya berisi seluruh bidang alamat. Di Ribbon at Mailings Anda akan menemukan tombol yang disebut Insert Merge Fields . Di bawah menu itu Anda akan menemukan semua kolom dari lembar Excel. Anda sekarang dapat menempatkannya di dokumen Anda dengan mengklik nama yang benar. Pertama tempatkan kursor di tempat Anda ingin menyisipkan kolom pertama, dalam contoh kami ini adalah Salam .

Tempatkan spasi di antara setiap bidang di dokumen Word Anda sehingga salam, nama depan dan nama belakang tidak ditempatkan satu sama lain, seperti di bawah ini:

<> <> <>

Sekarang masukkan baris baru, dan letakkan bidang Nama jalan dan nomor Rumah di bawahnya , lagi dengan spasi di antaranya:

<> <>

Dan di baris terakhir Anda menempatkan Kode Pos dan Kota , juga di sini dengan spasi di antaranya:

<> <>

Keuntungan memasukkan bidang individual dalam dokumen Word Anda adalah Anda bisa menggunakannya di mana saja di surat Anda. Dengan cara ini Anda dapat menyusun surat pribadi berdasarkan data dari file Excel.