Kerja dari rumah? Ini adalah cara kerja Microsoft Teams

Banyak perusahaan bekerja dengan Microsoft: dokumen Word untuk artikel itu di intranet, membuat presentasi itu di PowerPoint dan saling mengirim pesan melalui Skype. Meskipun banyak perusahaan dulu menggunakan Slack atau Trello sebagai tambahan untuk pekerjaan mereka, Microsoft Teams sekarang semakin banyak digunakan. Inilah yang diperlukan dan bagaimana hal itu menguntungkan Anda dalam bekerja dengan kolega Anda.

Microsoft Teams adalah jawaban Microsoft untuk bekerja dari jarak jauh. Singkatnya, ini adalah semacam ruang pertemuan virtual tempat rekan kerja dapat berkonsultasi, melakukan panggilan video, dan banyak lagi. Dimungkinkan untuk membuat grup, sehingga Anda dapat, misalnya, berkonsultasi dengan seluruh departemen Akuntansi, atau hanya dengan tim yang menangani pembayaran gaji. Excel dengan semua karyawan dan gaji mudah dibagikan melalui Microsoft Teams, yang berarti bahwa orang menerima lebih sedikit email di kotak surat mereka dan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk semua aturan tidak tertulis yang terkait dengan korespondensi email.

Microsoft Teams: lebih dari sekadar program obrolan

Microsoft Teams bukanlah 'program obrolan' tempat Anda dapat mengirim dokumen: ini adalah alat kolaborasi. Dokumen Microsoft dapat dibuka di browser seperti dokumen Google dan dapat diedit secara real time oleh semua orang yang berbagi dokumen (dan yang memiliki hak mengedit). Ini berarti bahwa file dan versi tidak harus terus menerus dikirim bolak-balik, karena setiap orang selalu memiliki versi terbaru. Yang pada gilirannya menyimpan pertanyaan tentang versi dan tanggung jawab yang harus ditanggung seseorang untuk melacak semua versi tersebut dan mengirimkannya.

Oleh karena itu, ini sangat merangsang kerja dari rumah dan melawan pembentukan silo. Toh lebih banyak kolaborasi karena lebih mudah bekerja dengan beberapa orang sekaligus dalam satu dokumen. Bekerja dari rumah sangat mudah karena Anda dapat meletakkan semua yang Anda butuhkan di sebagian besar pekerjaan kantor di Teams. Anda cukup menelepon, melakukan panggilan video, mengobrol, berbagi dokumen, melihat kalender Anda, melihat pemberitahuan dan aktivitas, dan Anda dapat menambahkan aplikasi pribadi.

Konektor

Selain itu, koneksi dapat dibuat dengan, misalnya, Mailchimp untuk mengirim buletin, atau Salesforce, untuk melacak kontrak dan pelanggan. Koneksi ini, yang disebut konektor, dapat menerima informasi dari ekosistem Microsoft. Lusinan integrasi ini sekarang dimungkinkan, jadi tidak mengherankan bahwa Microsoft Teams tidak selalu gratis. Pada prinsipnya ini gratis, tetapi jika Anda juga ingin menggunakan lebih banyak produk Office 365, ini akan dengan cepat naik ke harga bulanan mulai dari 6 hingga 12 euro per bulan.

Namun, jika Anda tidak membutuhkan banyak, Anda mungkin dapat memperoleh banyak manfaat dari Microsoft Teams dengan akun gratis: Anda dapat menggunakannya secara gratis hingga 300 orang, Anda dapat mengirim pesan tanpa batas dan melakukan pencarian, dan bahkan panggilan video tidak akan dikenakan biaya apa pun. Jika Anda ingin menyimpan sesuatu, ada 10GB penyimpanan per tim.

Sekarang Anda mungkin berpikir: Microsoft Teams hanya untuk perusahaan. Itu tidak perlu. Anda juga dapat menggunakannya dalam kelompok teman atau keluarga besar untuk berbagi foto dan kwitansi selama perjalanan, misalnya. Namun, peserta harus memiliki akun Microsoft untuk ini. Itu gratis, tetapi bisa berarti kata sandi tambahan untuk diingat dan akun lain yang harus diperhatikan. Jika Anda ingin menggunakan Microsoft Teams untuk wiraswasta Anda, misalnya, Anda akan menyadari bahwa Anda tidak mendapatkan apa yang Anda butuhkan darinya. Seperti namanya, ini benar-benar sebuah hub untuk tim, jadi sekelompok orang.

Microsoft Outlook

Satu-satunya hal yang kami lewatkan dalam tim adalah integrasi Outlook. Di satu sisi, Teams dimaksudkan untuk memastikan bahwa Anda menghabiskan lebih sedikit waktu di Outlook, tetapi pada akhirnya - tidak peduli seberapa baik Teams digunakan - email akan selalu datang dari, misalnya, pihak eksternal dan individu pribadi. Jadi, Anda masih harus mempertahankan Outlook lama yang bagus itu, meskipun varian browser web tidak akan terlihat aneh di Teams.

Yang juga membuat Teams menarik bagi perusahaan adalah bahwa Teams juga dilengkapi dengan keamanan yang biasa mereka gunakan dari Microsoft. Ini memiliki otentikasi dua faktor dan data dienkripsi, sama seperti Office 365 lainnya. Skype akan semakin menghilang ke latar belakang, karena Microsoft ingin semua orang beralih ke Teams, yang merupakan solusi yang jauh lebih terintegrasi. Jangan khawatir, perusahaan memiliki waktu hingga 31 Juli 2021 sebelum beralih ke Microsoft Teams.

Microsoft Teams jelas memiliki monopoli yang masuk akal atas kolaborasi untuk perusahaan besar, meskipun tentunya ada peluang di luar itu. Banyak orang sudah menggunakan Slack, pesaing terbesar Teams. Penasaran dengan perbedaan antara Microsoft Teams dan Slack? Di sini kami menempatkan dua alat kolaborasi secara berdampingan.