Dapatkan Synology Office dengan 13 langkah Anda

Microsoft Office adalah standar mutlak dalam hal perangkat lunak perkantoran dan juga rangkaian yang sangat baik. Namun, ini tidak gratis, dan menyimpan semua dokumen di cloud Microsoft juga tidak selalu merupakan pilihan terbaik. Namun, alternatif langka dan seringkali kekurangan kesempatan untuk penyimpanan dan kolaborasi terpusat. Pesaing yang mengejutkan adalah Kantor Synology yang baru saja Anda gunakan di hidung. Kami tunjukkan caranya.

Tip 01: Software di NAS

Anda biasanya membeli nas terutama karena kapasitas penyimpanan lokal yang besar dan kemudahan mengakses file Anda sendiri dari perangkat apa pun dan kapan pun. Tetapi NAS dapat melakukan lebih banyak lagi, seperti mengunduh media, streaming film dan audio, dan menampilkan foto. Kurang diketahui bahwa pemimpin pasar nas Synology memiliki rangkaian Office sendiri yang sepenuhnya berjalan pada NAS. Ini tidak seluas Microsoft Office, tetapi perbedaannya terutama pada fungsi Word dan Excel yang toh tidak digunakan banyak orang. Omong-omong, Synology Office bekerja di jendela browser dan oleh karena itu lebih sebanding dengan Google Docs daripada dengan perangkat lunak mandiri MS Office.

Tip 02: Siapkan nas

Sebelum Anda mulai menginstal Synology Office di NAS, penting untuk mengonfigurasi dan memeriksa NAS. Masuk ke NAS dan lihat apakah pembaruan tersedia untuk perangkat lunak operasi DSM dari Mulai / Panel Kontrol / Pembaruan dan Perbaikan . Jika ada versi baru, klik Download / Update sekarang . Nas akan memperbarui dan mem-boot ulang perangkat lunak. Setelah itu, masuk lagi dan periksa apakah mungkin ada pembaruan lagi. Kemudian perbarui semua paket yang diinstal melalui Pusat Paket / Terpasang / Perbarui semua . Tidak ada salahnya juga untuk menonaktifkan atau menghapus paket yang tidak lagi Anda gunakan. Untuk melakukan ini, klik di samping nama paket dan pilih Berhenti atau di menu tarik-turunHapus .

Apakah ini benar-benar gratis?

Mari bandingkan biaya Synology Office dan Microsoft Office. MS Office 365 Home berharga 100 euro per tahun. Anda mendapatkan Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, OneNote, dan Skype untuk enam anggota keluarga, ditambah 1 TB ruang penyimpanan di OneDrive untuk masing-masing. Ini berfungsi di Windows, macOS, iOS dan Android. Namun, Kantor Synology gratis. Untuk itu Anda mendapatkan pengolah kata, spreadsheet, program presentasi dan sinkronisasi melalui Synology Drive. Selain membeli NAS Anda (yang mungkin sudah Anda miliki), Synology Office tidak akan membebani Anda dengan uang, hanya beberapa ruang di NAS Anda.

Menggunakan nas hanya sebagai media penyimpanan tidak sesuai dengan kemampuan nas

Tip 03: Instal Office

Instal Synology Office sekarang. Buka Pusat Paket dan klik Semua Paket . Di tengah layar, pilih Collaboration Suite dari menu drop-down . Pilihan paket yang tersedia kini telah dipersempit ke paket yang terkait dengan Synology Office. Pastikan untuk menginstal Office , Drive , Chat , Note Station , Kalender dan Layanan Aplikasi Synology . Kedua paket email bersifat opsional dan hanya penting jika Anda juga akan mengirim email melalui nas. Untuk menginstal suatu bagian, klik Instal dan kemudian ikuti langkah-langkah panduan penginstalan.

Sebuah nas bukanlah cadangan

Jika Microsoft membuat semua cadangan file yang diperlukan di OneDrive untuk Anda, ini tidak terjadi secara otomatis di NAS dan Anda harus mengaturnya sendiri saat menggunakan Synology Office. Jangan membuat kesalahan dengan berpikir bahwa tidak ada cadangan yang diperlukan karena file-file tersebut ada di nas. Jika Anda menggunakan Kantor Synology, nas adalah satu-satunya lokasi penyimpanan dan oleh karena itu bijaksana untuk mencadangkannya. Ada banyak pilihan untuk itu. Anda dapat mencadangkan ke nas atau hard drive eksternal lain, ke layanan penyimpanan online, atau fasilitas cadangan eksternal seperti Tandberg RDX Quikstor.

Tip 04: Buat pengguna

Banyak perangkat nas hanya memiliki satu pengguna, yaitu admin. Jika Anda ingin menggunakan Synology Office dengan bijaksana, itu tidak mungkin lagi. Setiap orang yang akan menggunakan program Office harus memiliki akun mereka sendiri di NAS, dan itu termasuk Anda sendiri sebagai administrator. Buka Panel Kontrol Synology dan pilih Pengguna / Buat / Buat Pengguna . Isi semua kolom untuk pengguna pertama, terutama Name, E-mail dan Password yang penting. Klik Berikutnya dan jadikan dia pengguna grup pengguna dan grup http , tetapi bukan grup admin ! Beri pengguna baru akses ke aplikasi Chat , DSM , Drivedan tambahan opsional seperti File Station dan Pencarian Universal . Ini juga berguna untuk mengaktifkan opsi folder Basis untuk setiap pengguna. Untuk melakukan ini, klik pada tab Advanced . Di bagian bawah layar, centang layanan Aktifkan folder dasar pengguna dan tentukan lokasi folder dasar. Juga, aktifkan opsi Enable Recycle Bin , yang memungkinkan pengguna memulihkan file yang dihapus. Anda juga disarankan untuk mengaktifkan opsi Paksa pengguna untuk mengubah kata sandi setelah administrator menyetel ulang kata sandi .

Tip 05: Mulai Office

Untuk memulai Synology Office, buka menu utama nas dan luncurkan Drive . Drive terbuka di tab browser baru. Meskipun Synology Office ingin menjadi pesaing nyata untuk Microsoft Office, cara Anda menggunakan paket tersebut lebih seperti Google Docs. Semua program berjalan di browser dan Anda tidak memulai dengan pengolah kata atau program kalkulasi, tetapi Anda bekerja dari dokumen. Oleh karena itu, Drive adalah sejenis Explorer untuk dokumen dan folder di NAS. Komponen utama ditampilkan di margin kiri Drive. Dari atas ke bawah, ini adalah akses ke folder File saya di mana dokumen Anda akan disimpan , folder Timdi mana dokumen tim dapat ditempatkan, dan di bawah itu sejumlah 'pencarian' seperti Dibagikan dengan saya, Dibagikan dengan orang lain, Terbaru, Berbintang, dan Sampah .

Tip 06: Buat dokumen

Untuk membuat dokumen pertama, klik File saya dan kemudian pada tanda plus di kiri atas. Anda sekarang memiliki pilihan untuk membuat Dokumen , Spreadsheet, atau Slide . Nama dan warna yang digunakan Synology untuk ketiga jenis dokumen ini sama dengan yang digunakan Microsoft di Office untuk Word, Excel, dan PowerPoint. Untuk membuat dokumen teks pertama, klik Dokumen . Nas akan membuka dokumen baru di tab baru di browser.

Program Synology Office bekerja seperti versi web Word, Excel dan PowerPoint

Tip 07: Edit dokumen

Setelah membuka Anda bisa langsung mulai menulis. Itu tidak sulit, karena antarmuka pengolah kata di Synology Office menyerupai Word seperti dua tetes air. Mengisi dokumen dengan teks dan gambar dan memberikan tampilan yang bagus membutuhkan sedikit usaha. Jika Anda melihat-lihat di bagian Kantor Synology ini, pertama-tama Anda akan melihat menu dari atas ke bawah di mana semua bagian paket memiliki tempat. Di bawahnya toolbar dengan tombol-tombol untuk bagian yang paling sering digunakan seperti font, size, color dan sebagainya. Anda dapat memilih fonta dengan mengklik tombol di sebelah Arial dan memilih font dari daftar. Tetapi Anda juga dapat memilih salah satu gaya paragraf dari menu di sebelahnya, dengan mengklik tombol di sebelahnyaMengklik teks biasa . Jika tidak semua fungsi sesuai di bilah ini, ada panah bawah ganda di paling kanan. Klik di atasnya untuk membuat fungsi tambahan terlihat.

Tip 08: Sisipkan elemen

Untuk menyisipkan gambar, pilih Sisipkan / Gambar . Di bagian atas jendela, pilih lokasi tempat gambar dapat ditemukan. Itu bisa berupa PC Anda, Drive Synology, NAS itu sendiri atau lokasi online. Jika gambar ada di PC, Anda dapat menarik dan melepasnya dari PC ke jendela unggah di browser. Lalu klik OK . Anda dapat mengubah ukuran dan memutar gambar seperti di Word. Jika Anda tidak ingin memasukkan gambar tetapi tabel, klik Sisipkan / Tabel . Tetapi Anda juga dapat menggunakan tombol Sisipkan tabel di toolbar. Dan masih banyak lagi hal yang dapat Anda sertakan dalam dokumen dengan cara ini, seperti bentuk, bagan, dan komentar.

Tip 09: Simpan dokumen

Untuk menyimpan dokumen, buka menu File dan pilih Ganti Nama . Secara default, Synology Office menamai setiap dokumen baru hingga disimpan 'Tanpa Nama'. Ketik nama baru dan klik OK . Anda juga dapat melakukan hal yang sama dengan mengklik nama biru di kanan atas jendela browser. Sekarang setelah namanya diubah, simpan dokumen melalui File / Save . Atau gunakan pintasan keyboard Ctrl + S, karena mereka juga hanya bekerja di sini. Setelah dokumen disimpan, Anda juga dapat menutupnya. Caranya dengan menutup tab browser. Anda sekarang kembali ke Synology Drive dan sekarang Anda juga akan melihat dokumen baru di folder My Documents. Anda juga dapat membuat dan menyimpan dokumen kalkulasi atau presentasi dengan cara yang sama.

Synology mana yang Anda butuhkan?

Anda tidak memerlukan NAS yang berat untuk Kantor Synology, tetapi tidak semua Synology cocok. Teknologi paling ringan dengan hanya satu drive tidak memenuhi persyaratan paket, tetapi dari dua drive hampir semuanya bisa. Untuk menghindari kehilangan dokumen, konfigurasikan dua drive dengan RAID1 atau SHR, serangan otomatis Synology. JBOD atau RAID0 sangat tidak disarankan jika digabungkan dengan Synology Office. Pertimbangkan juga jumlah memorinya. Karena nas juga akan melakukan tugas lain jika Anda bekerja dengan beberapa orang pada banyak dokumen, memori 512 MB sebenarnya terlalu sedikit. Sebagai aturan praktis, NAS Synology apa pun dengan dua drive dan setidaknya 1 GB memori onboard dapat digunakan. Jika Anda ingin memastikan, periksa daftar model yang kompatibel di www.synology.com.

Untuk Synology Office, Anda membutuhkan NAS Synology dengan setidaknya dua disk dan ram 1 GB

Tip 10: Beri label pada dokumen

Biasanya Anda dapat mengatur dokumen Anda dalam folder. Klik pada tanda tambah untuk membuat folder baru. Cara lain adalah dengan memberi label pada dokumen. Pilih dokumen dan klik Label . Ketik nama untuk label dan klik Buat . Pilih warna label dan klik OKuntuk melampirkan label ke dokumen. Anda juga akan melihat label bekas di margin kiri Drive. Klik pada label dan semua dokumen dengan label itu akan ditampilkan. Untuk melampirkan label yang ada ke dokumen, seret dan lepas di Drive ke label. Anda juga dapat menambahkan dokumen ke daftar favorit dengan memberikan bintang padanya. Anda juga dapat mencari semua dokumen dengan kata kunci atau karakteristik lain melalui jendela pencarian di kanan atas layar.

Tip 11: Bagikan dokumen

Jika Anda ingin orang lain bisa membaca atau bahkan mengedit dokumen, Anda mulai dengan berbagi dokumen dengan orang lain. Klik Bagikan dan pilih cara yang Anda inginkan untuk berbagi di pengaturan Privasi . Kemudian, di bidang daftar Orang yang Diundang, ketikkan nama pengguna dan berikan dia hak khusus untuk dokumen itu. Dengan manajemen , orang lain menjadi pemilik bersama penuh dari dokumen tersebut, tetapi ada juga beberapa tingkat hak yang lebih rendah. Anda dapat memberikan hak kepada beberapa orang melalui tanda tambah. Kemudian klik Save . Orang-orang yang Anda ajak berbagi dokumen akan melihatnya di folder Dibagikan dengan Saya di aplikasi Drive mereka.

Tip 12: Kolaborasi

Dokumen bersama biasanya menyertakan perubahan dan / atau komentar. Folder Dibagikan dengan saya berisi dokumen yang dibagikan orang lain dengan Anda. Setelah membuka, Anda dapat melakukan apa yang haknya Anda terima. Misalnya, Anda dapat menambahkan komentar menggunakan tombol Sisipkan komentar pada toolbar di bagian atas layar. Ini kemudian dapat dilihat di sampingnya di margin. Sebuah dokumen juga dapat berisi komentar dari beberapa orang. Anda juga dapat menanggapi ini sendiri. Dengan cara ini Anda dapat meningkatkan dokumen bersama bersama dengan yang lain. Sebagai pemilik dokumen, Anda dapat mencentang komentar yang telah diproses dan komentar tersebut akan hilang. Jika Synology Chat dipasang di nas, Anda juga dapat mendiskusikan komentar secara langsung dalam obrolan dengan pengguna lain.

Tip 13: Akses jarak jauh

Untuk membuatnya lebih mudah mengakses dokumen di NAS, Synology menawarkan beberapa aplikasi yang berguna. Untuk PC, ada Synology Drive yang membuat folder di komputer dan melakukan sinkronisasi dengan dokumen di NAS. Dengan klik dua kali pada salah satu dokumen, Synology Office terbuka di browser dan Anda dapat mengedit dokumen tersebut. Ada juga aplikasi Synology Drive untuk perangkat Apple dan Android. Untuk akses aman melalui internet, aplikasi menawarkan Synology QuickConnect. Dengan beberapa klik Anda memiliki semuanya bekerja. Setiap pengguna baru yang masuk ke Drive di NAS untuk pertama kalinya akan ditawarkan untuk mengunduh dan memasang aplikasi.