Bersihkan Google Drive: Tertibkan kekacauan

Google Drive berguna sebagai ruang arsip eksternal atau untuk berbagi file. Tapi seperti ruang penyimpanan fisik, dengan cepat menjadi berantakan. Apakah Google Drive Anda juga terlihat seperti lemari arsip yang penuh? Kemudian buat beberapa pekerjaan organisasi. Dengan tips dalam artikel ini Anda dapat membersihkan Google Drive Anda sehingga Anda mendapatkan gambaran umum.

Tampilan daftar

Anda memutuskan bagaimana Anda mendapatkan folder dan file di Google Drive di layar: dalam tampilan daftar atau kisi. Jika Anda pergi untuk tampilan daftar, Anda dapat mengatur spasi baris. Untuk melakukan ini, klik roda gigi di mana Anda akan menemukan pengaturan Densitas . Dalam menu pilihan ini Anda dapat mengatur kerapatan garis daftar ke Compact , Spacious atau Very Spacious .

Banyak pengguna fokus di tengah layar saat mereka ingin mengatur file di Google Drive. Lebih baik mengikuti bilah navigasi kiri untuk mengatur folder Anda dan memesan bagian tengah layar untuk melihat konten folder yang dipilih.

Mengatur

Apakah Anda memiliki banyak dokumen yang tergeletak di Google Drive Anda yang tidak tertata rapi di folder? Kemudian Anda tahu bahwa ada sesuatu yang salah. Dengan cara itu Anda mempersulit orang lain - terutama dalam sebuah organisasi. Jadi bekerja dengan subfolder; yang membantu membagi file Anda ke dalam grup tertentu yang lebih kecil. Selalu gunakan sebutan unik yang bermakna yang pendek dan manis untuk menghindari kebingungan. Dan pastikan Anda konsisten dengan cara Anda memberi nama folder dan file.

Jika Anda dapat memulai folder dengan nomor atau angka, jangan lewatkan kesempatan ini. Ini secara otomatis akan mengatur folder Anda secara visual. Hati-hati dengan spasi dan tanda baca. Jadi jangan gunakan Foto dari 2019 tetapi 2019_Fotos. Anda dapat menggunakan satu folder untuk file yang tidak disortir, tetapi sebisa mungkin hindari. Folder seperti itu dengan cepat Allerlei menjadi lemari sampah berikutnya.

Warna

Di Google Drive, semua folder ditampilkan dalam warna abu-abu secara default, tetapi Anda dapat menambahkan 24 warna ke folder Anda. Klik kanan pada folder di sidebar atau di jendela utama dan gunakan perintah Ubah Warna . Kemudian pilih warna yang diinginkan. Karena nama folder mengacu pada konten, Anda dapat menggunakan warna untuk dimensi lain. Misalnya, Anda dapat membiarkan folder atau subfolder berisi pekerjaan yang telah Anda selesaikan dalam warna abu-abu. Tapi folder tempat Anda bekerja, misalnya, Anda jadikan hijau. Jika Anda kemudian ingin dengan cepat mengakses urusan Anda saat ini, pilih folder hijau.

Jika Anda bekerja dengan folder bersama yang ditujukan untuk grup berbeda, Anda bisa membuat folder kuning untuk tim kuning dan folder merah untuk tim merah. Atau Anda memberi warna pada folder unduhan atau folder pribadi Anda. Mungkin masuk akal jika setiap proyek mendapatkan warna yang berbeda?

Dengan bintang

Di kiri atas, Google Drive menunjukkan kategori: Drive Saya, Dibagikan dengan Saya, Terbaru, dan Berbintang. Beri bintang pada dokumen yang sering digunakan. Anda melakukan ini dengan mengklik kanan pada dokumen. Bintang seperti itu membuat Anda tidak perlu mencari lagi.

Selain itu, bintang berguna untuk menunjukkan dokumen mana yang masih harus Anda selesaikan. Hapus bintang saat pekerjaan selesai. Jika Anda lupa, bahkan daftar file bintang pun dapat terisi dengan cepat.

Kosongkan Google Drive yang luas

Google adalah salah satu pelopor di antara layanan penyimpanan cloud yang melewati ambang batas 10 GB ruang penyimpanan gratis. Sekarang setiap pengguna memiliki penyimpanan gratis sebesar 15 GB. Kedengarannya bagus, tetapi siapa pun yang mengunggah file video besar, banyak foto resolusi tinggi, dan file PDF berukuran besar akan mendapati bahwa kuota ini juga terbatas. Google juga punya caranya sendiri untuk menghitung kapasitas penyimpanan yang ditempati. Batas 15 GB itu berlaku tidak hanya untuk semua yang ada di Drive Anda, tetapi juga untuk semua pesan dan lampiran Anda di Gmail.

Semua alasan lain untuk membersihkan kotak surat Anda secara teratur dan menghapus lampiran besar. Anda dapat melihat detail penyimpanan Anda di situs web penyimpanan Google Drive. Namun, dokumen yang Anda buat dengan Google Dokumen, Slide, dan Spreadsheet tidak menggunakan penyimpanan Google Drive Anda. Jadi Anda menjaga Google Drive tetap ramping dengan bekerja dalam format asli Google.

Cara Anda menggunakan Foto Google juga penting untuk tetap berada dalam batas 15GB. Jika Anda menggunakan Google Foto, Anda dapat menyimpan foto melalui pengaturan ke Kualitas tinggi (2048 x 2048 piksel) alih-alih Originee l. Ini memungkinkan Anda menyimpan foto tanpa batas. Hal yang sama berlaku untuk video jika Anda mengizinkan Google untuk mengompresnya menjadi 1080p (full hd).

Saat Anda memiliki gambaran umum tentang ruang yang tersedia dan data yang telah Anda simpan, Anda dapat mulai membersihkan. Pilih bagian Drive Saya dan alihkan ke tampilan daftar. Di kiri bawah Anda dapat melihat berapa banyak ruang penyimpanan yang Anda gunakan saat ini. Karena Google tidak menghitung file yang dibagikan orang lain dengan Anda terhadap kuota Anda, tanyakan file mana yang benar-benar milik Anda. Oleh karena itu, gunakan fungsi pencarian dan klik di kotak pencarian dengan panah menunjuk ke bawah, jadi Anda pemilik kotak , pilih Milik saya untuk memilih. Klik pada tombol Pencarian biru dan Anda akan mendapatkan daftar file khusus. Hapus dokumen yang tidak lagi Anda butuhkan.

Karena Anda sekarang dalam mode organisasi, Anda segera membuang hal-hal yang tidak lagi Anda gunakan. Saat Anda menghapus file dari Google Drive, file tersebut dipindahkan ke sampah. File apa pun di sampah dapat tetap di sana dan menggunakan ruang penyimpanan sampai Anda mengosongkan sampah.

Jika dokumen yang Anda hapus adalah file yang dibagikan orang lain dengan Anda, file tersebut hanya akan dihapus dari Anda sendiri. Jika ini menyangkut dokumen yang Anda bagikan dengan orang lain, orang lain itu juga akan kehilangan akses ke dokumen tersebut jika Anda menghapusnya dari diri Anda sendiri. Drive tidak menampilkan pesan konfirmasi saat Anda menghapus file, tetapi Anda akan diberi kesempatan untuk mengurungkan penghapusan dengan tombol Urungkan .

Salin dokumen bersama

Lihat kategori Dibagikan dengan saya . Di sini juga bisa menjadi kekacauan file dan folder. Anda dapat memindahkan file bersama tersebut ke folder mana pun di Google Drive. Untuk melakukan ini, gunakan perintah Pindah ke melalui tombol kanan mouse . Namun perlu diingat bahwa file yang dibagikan seperti itu selalu menjadi milik pemilik aslinya. Dia selalu dapat menghapusnya dan kemudian akan hilang dari Anda juga. Jika menyangkut file yang benar-benar tidak ingin Anda hilangkan, Anda dapat membuat salinan file ini untuk alasan keamanan.

Salinan seperti itu tidak lagi terkait dengan pengguna yang pertama kali membagikannya. Jadi salinan baru adalah milik Anda. Untuk melakukan ini, klik kanan pada file yang dibagikan dan pilih perintah Buat salinan . Salinan tersebut akan muncul di Drive Saya dan bukan di kategori Dibagikan dengan saya.

Konversi file PDF

Apakah Anda memiliki banyak file PDF di Google Drive Anda? Untuk file besar, Anda dapat menghemat ruang dengan mengonversinya ke format Google Docs. Bagaimanapun, Anda tahu bahwa ini tidak termasuk dalam perhitungan ruang penyimpanan yang Anda gunakan. Anda melakukan konversi ini dengan mengklik kanan pada file tersebut, kemudian memilih perintah Open with , diikuti oleh Google Docs . Hasilnya adalah Google Doc dengan nama yang sama persis dengan file PDF.

Anda kemudian dapat menghapus file PDF tersebut. Jangan lupa untuk mengosongkan tong sampah. Anda juga dapat menentukan di setelan Google Drive untuk mengonversi semua file yang diunggah ke format Google Documents secara default.

Tautan simbolis

Terakhir, misalkan Anda ingin menyimpan salinan berbeda dari file yang sama di folder berbeda di Google Drive. Misalnya, Anda telah berbagi beberapa folder dengan orang lain dan dokumen tertentu ditujukan untuk semua tim. Anda ingin ketika seseorang mengubah sesuatu pada satu salinan file ini, perubahan itu segera tercermin pada semua salinan. Ini bekerja dengan tautan simbolis. Anda sebenarnya membuat alias dari file ini.

Pilih file yang ingin Anda jadikan tautan simbolis dan gunakan kombinasi tombol Shift + Z. Ini akan memunculkan menu mini di mana Anda menunjukkan di folder mana tautan simbolik harus ditempatkan. Pintasan Shift + Z berfungsi di Windows dan macOS. Anda dapat menerapkan pintasan ke file dan folder. Saat Anda menghapus file utama, tautan simbolik juga akan hilang.