Buat database dengan Sodadb

Untuk mengatur administrasi klub teater atau untuk mengatur koleksi komik yang terus bertambah, Anda memerlukan sistem manajemen digital. Anda kemudian dapat merilis fungsi pencarian cerdas untuk mencetak daftar, surat, dan label. Hindari sistem administrasi Anda berakhir di jalan buntu yang tidak jelas dan gunakan database! Dengan program gratis Sodadb Anda dapat mengatur database online yang dapat Anda bagikan dengan mudah kepada orang lain.

Tip 01: 10.000 catatan

Ada cukup banyak solusi database online gratis. Kami menggunakan Sodadb (Simple Online Database) di sini, pengelola database online yang bangga akan kemudahan penggunanya. Untuk membuatnya semudah mungkin bagi pengguna, pembuat telah membuang fungsi spesialis. Dalam versi gratis, Anda dapat mengelola hingga 10.000 catatan, yang lebih dari cukup untuk sebagian besar pengguna rumahan. Jika Anda ingin meningkatkan ini menjadi 35.000 catatan, Anda membayar $ 3,49 per bulan. Di Sodadb dimungkinkan untuk mengunggah file eksternal untuk menautkannya ke catatan, tetapi dalam versi gratis ruang penyimpanan sangat terbatas. Anda dapat membagikan dan memodifikasi database melalui alamat web. Selain itu, Sodadb mengenkripsi koneksi ke server, sehingga data Anda aman. Dan terakhir, pada prinsipnya tidak diperlukan pendaftaran. Jelajahi www.sodadb.com dan mulai.

Database versus spreadsheet

Spreadsheet dan database digunakan untuk mengelola, menyimpan, mencari, dan memodifikasi data. Spreadsheet berguna untuk menangani banyak data dengan tipe yang sama, seperti daftar alamat yang panjang tapi sederhana. Namun, jika Anda ingin melihat sumber data yang berbeda terkait satu sama lain, Anda memerlukan database. Database seperti spreadsheet tentang steroid. Dalam database, lebih mudah untuk mengelola banyak (ratusan atau ribuan) data. Selain itu, database semacam itu telah dibuat untuk mengumpulkan data melalui pencarian lanjutan. Dari hasil pencarian, Anda dapat, misalnya, mencetak label atau mengirim email. Anda juga dapat dengan mudah menetapkan hak yang berbeda ke grup pengguna yang berbeda. Misalnya, satu kelompok hanya dapat melihat informasi dasar,sedangkan ada juga grup yang bisa mengedit data, dan grup yang hanya bisa melihat dan mengedit data yang telah dimasukkan sendiri oleh anggota grup tersebut.

Tip 02: Template

Jika Anda belum pernah bekerja dengan database sebelumnya, yang terbaik adalah melihat templatnya. Di kanan atas, Templat berada di kotak hijau. Ini terlihat sangat menjanjikan: buku alamat pribadi, koleksi musik, koleksi film dan buku, kontak bisnis dan banyak lagi. Anda dapat memperluas kumpulan template dan Anda akan mendapatkan lebih banyak lagi: petisi online, basis pelanggan, dan sebagainya. Omong-omong, di bawah tautan ini Anda juga akan melihat tautan Mulai dari Awal bagi mereka yang ingin memulai dari awal. Templat diatur dalam Personal dan Bisnis . Jika Anda merasa desain database terlalu sulit, desainer bersedia menyesuaikan database dengan keinginan pribadi Anda, dia hanya meminta sedikit sumbangan.

Anda dapat memulai dari templat, berguna jika Anda belum pernah bekerja dengan database sebelumnya

Tip 03: Url rahasia

Mari kita mulai dari buku alamat pribadi . Di jendela berikutnya, bilah oranye lebar memblokir bagian layar. Sodadb meminta alamat email Anda untuk mempublikasikan database Anda pada alamat internet rahasia. Melalui url pribadi ini, program akan menyimpan desain dan semua pengaturan untuk waktu berikutnya. Setelah Anda memasukkan alamat email Anda, Sodadb akan menanyakan apakah ini database online pertama Anda. Jika Anda telah membuat database tambahan dengan alat ini, Anda dapat mengelolanya bersama. Jika Anda hanya ingin melihat templatnya, klik Saya akan melakukannya nanti .

Banyak database

Hanya karena Anda harus memasukkan satu alamat email tidak berarti Anda hanya dapat membuat satu database. Anda dapat menautkan beberapa database ke alamat email yang sama. Di tab Formulir lain saya, Anda akan menemukan semua database yang telah Anda buat dengan program ini.

Tip 04: Rekaman dan bidang

Di jendela kerja buku alamat pribadi Anda membaca pesan Tidak ada catatan ditemukan . Database terdiri dari catatan yang dapat Anda bandingkan dengan lembar informasi. Setiap record berisi data di bidang yang berbeda. Nama bidang dicetak tebal. Saat ini, nama field tersebut dalam bahasa Inggris. Untuk menyesuaikan bidang tersebut, Anda harus pergi ke menu Opsi , kiri atas. Buka menu ini dan klik Siapkan bidang khusus Anda . Di Sodadb, setiap catatan dapat berisi maksimal 35 bidang: itu banyak informasi. Untuk memperjelas, Sodadb menggabungkan 35 bidang tersebut menjadi kelompok-kelompok 5.

Tip 05: Sesuaikan bidang

Klik pada grup pertama: Tampilkan bidang 1-5 . Untuk memulainya, Anda dapat mengganti nama kolom Inggris dengan istilah Belanda. Jika bidang templat yang tidak ingin Anda perlihatkan, Anda dapat secara tidak terlihat membuat institusi Terlihat pada Tidak untuk diatur. Anda dapat menambahkan teks bantuan ke setiap nama bidang. Ini adalah teks yang akan segera muncul abu-abu terang di bawah bidang untuk membantu pengguna memasukkan semua data dengan benar. Dengan cara ini Anda menunjukkan, misalnya, bagaimana sebuah tanggal harus dicatat. Dalam template ini, bidang 1 hingga 5 semuanya adalah jenis Kolom . Puas dengan lima hal pertama ini? Kemudian sesuaikan bidang 6 hingga 10, dan seterusnya. Jangan lupa simpantombol sebelum menutup jendela ini.

Dropdown

Untuk mengizinkan hanya opsi tertentu di bidang tertentu, Anda bekerja dengan menu dropdown. Dalam contoh ini kita akan memasukkan provinsi di bidang 6. Untuk mengedit jenis kolom masukan, klik tombol di sebelah kiri tempat jenis kolom sekarang muncul. Di sini Anda memilih dropdown opsi . Masukkan nilai pilihan baru di kotak hijau, misalnya: 1_Drenthe: 2_Flevoland: 3_Friesland dan seterusnya.

Tip 06: Isi secara manual

Semua nama field yang sudah Anda sesuaikan terlihat rapi dan teks bantuannya juga jelas. Saat semua bidang sudah siap, Anda dapat mengisi catatan pertama secara manual. Klik pada tombol Baru dan lembar pertama akan muncul, yang segera diberi nomor seri. Setelah Anda mengisi lembar pertama, ada tombol Simpan & Baru untuk menyiapkan catatan berikutnya. Setelah selesai, klik Simpan . Ini akan mengembalikan Anda ke ikhtisar kolom di mana semua rekaman muncul di bawah satu sama lain.

Agar pengimporan berjalan lancar, ada template impor di situs web

Tip 07: Excel ke database

Jika Anda memiliki daftar di Excel atau Word, Anda tentu saja dapat mengetik ulang informasi itu, tetapi itu adalah pekerjaan yang membosankan. Selain itu, kesalahan ketik dijamin akan berakhir di database dengan cara ini. Oleh karena itu, jauh lebih masuk akal untuk mengimpor daftar yang ada ke Sodadb. Program ini hanya mengimpor data yang disimpan sebagai file csv. Csv adalah singkatan dari 'comma-separated values', sehingga data harus dipisahkan dengan koma. Selain itu, file harus berisi kolom sebanyak yang disediakan di database Anda.

Tip 08: Impor template

Agar pengimporan berjalan lancar, ada template impor di situs web. Anda dapat menemukannya melalui menu Opsi dan memilih Impor data Anda . Di kotak ini, klik Unduh templat database Anda . Beberapa detik kemudian Anda akan mendapatkan file CSV yang dapat dibuka di Excel. Pada spreadsheet ini semua kolom sudah siap berdasarkan database yang sudah Anda buat. Sekarang buka daftar data lama Anda sendiri. Salin data dan tempelkan ke kolom yang sesuai di template Excel. Kemudian Anda menyimpan file Excel ini sebagai: nilai yang dipisahkan koma (.csv). Kemudian Anda kembali ke menu Opsi . Klik di sana di bawah Impor data Andatombol Pilih file . Pilih file .csv yang baru saja Anda siapkan. Dan semua data tergulung rapi di database online tanpa harus mengetik satu huruf pun.

Jika Anda masih merasa prosedur impor terlalu sulit, Anda dapat menghubungi pengembang. Di situs Sodadb kami membaca bahwa perancang ingin mengimpor data untuk Anda. Dia hanya meminta sedikit sumbangan untuk ini.

Tip 09: Pencarian sederhana

Saat database terdiri dari ratusan atau bahkan ribuan rekaman, Anda tidak dapat melakukannya tanpa fungsi pencarian. Dengan formulir pencarian, Anda berkonsultasi dengan database menggunakan berbagai persamaan logika. Misalkan Anda ingin mencari data Elise Janssen, lalu Anda klik Show normal search form . Ini akan memunculkan formulir pencarian di mana semua bidang tersedia. Di sebelah kolom pencarian, masukkan istilah Elise di bawah Nama depan dan istilah Janssen di bawah Nama belakang . Kemudian klik tombol Cari di bawah kata kunci untuk menemukan catatan yang cocok dengan permintaan pencarian ini.

Simpan pencarian

Misalnya, jika Anda telah mencari siapa yang berulang tahun di bulan Januari dan siapa di bulan Februari, Anda dapat merekam tugas lanjutan ini untuk nanti. Pencarian yang disimpan muncul satu di bawah yang lain di kotak pencarian di kiri atas. Anda dapat memperluas ini dengan mengklik kotak biru dengan panah putih.

Beberapa pengguna hanya diperbolehkan untuk melihat data, yang lain juga dapat memasukkan dan mengubah informasi

Tip 10: Pencarian lanjutan

Dengan Sodadb dimungkinkan untuk melakukan pencarian lanjutan. Ini sebenarnya lebih sederhana dari yang terlihat. Permintaan pencarian yang baru saja kita masukkan melalui kotak lapangan muncul di bidang pencarian sebagai # Nama depan # = 'Elise' DAN # Nama belakang # = 'Janssen' . Dalam pencarian, bidang tersebut diapit oleh tanda pagar dan istilah pencarian diapit oleh tanda kutip tunggal. Jadi jika Anda memasukkan # Nama depan # = 'Elise' ATAU # Nama depan # = 'Elisa' , Sodadb akan mencari semua catatan dengan nama depan Elise atau Elisa. Sudahkah anda membuat database ribuan CD yang terdiri dari field: Artis , Album , Jumlah CD . Kemudian kueri penelusuran #Jumlah CD akan menemukan # <'5'semua artis yang Anda punya kurang dari lima CD. Terlalu jauh untuk mencakup semua fungsi logis dan kemungkinan permintaan pencarian di sini, fungsi Bantuan dari program ini berisi cukup banyak contoh.

Tip 11: Pengguna tambahan

Untuk berbagi informasi dari database, tambahkan pengguna. Beberapa mungkin melihat data, yang lain juga dapat memasukkan dan mengubah informasi. Untuk melakukan ini, klik menu Opsi . Pertama, Anda harus melindungi database melalui tombol Lindungi database Anda . Untuk ini, Anda harus memasukkan alamat email Anda (jika belum dilakukan). Kemudian klik di menu Opsi pada perintah Setel sub-pengguna Anda . Anda memasukkan alamat email orang-orang yang akan memiliki akses ke database. Pada saat yang sama Anda memutuskan apakah mereka dapat menampilkan atau menambahkan dan mengubah rekaman. Kemungkinan ketiga adalah mereka hanya mendapatkan akses (melihat, menambah, dan mengubah) catatan yang mereka masukkan sendiri.

Tip 12: Alat pengeditan

Dalam tampilan Desain, Anda dapat mengedit rekaman lebih lanjut menggunakan berbagai alat yang ada di sebelah kiri setiap rekaman. Ada empat ikon: Edit , Lihat , Hapus , dan Opsi lainnya . Tiga ikon pertama cukup jelas, tetapi Opsi lainnya (tanda tambah hijau) juga menarik. Item ini mencakup perintah seperti Salin ke clipboard , Cetak catatan , Kirim email , Buka situs web dan Lihat di peta. Apakah Anda dapat menggunakan tugas ini secara berguna bergantung pada informasi yang terdapat dalam catatan. Jika data berisi alamat atau koordinat GPS, Anda dapat membuka peta Google Maps di panel dengan Lihat di peta. Jika rekaman berisi alamat email, perintah Kirim email berguna lagi. Oleh karena itu, Anda juga dapat mencetak catatan individu dari sini, mengekspornya ke file CSV atau menyalinnya ke papan klip komputer.

Ekspor

The menu Option juga berisi fungsi ekspor berguna untuk mengekspor semua atau hanya catatan ditemukan csv atau file txt. Ketika catatan berisi alamat email, Anda bahkan dapat mengekspor langsung ke milis. Dan bagi yang masih ingin mencetak label alamat model lama, ada fungsi Ekspor beberapa kolom untuk label .