Masukkan data dengan cepat dan aman di Excel

Kami mungkin tidak perlu memberi tahu Anda bahwa Anda dapat dengan mudah memetakan angka dalam jumlah besar dan data lainnya di Excel. Tapi tahukah Anda bahwa Anda juga bisa membuat memasukkan data itu jauh lebih mudah? Yang harus Anda lakukan adalah 'membangun' formulir masukan.

Tip 01: Mengapa?

Mengapa Anda membuat formulir input saat Anda juga bisa mengetik data langsung ke Excel? Memang benar bahwa Excel sangat cocok untuk ini, tetapi jika Anda telah bekerja dengan program lebih dari sekali, Anda juga akan memperhatikan bahwa terkadang tidak praktis untuk harus mengklik sel terlebih dahulu, secara tidak sengaja mengklik sel yang salah dan seterusnya. Menemukan data dalam dokumen Excel yang besar terkadang juga sulit. Formulir isian dapat membuat semua hal ini jauh lebih efisien. Memasukkannya jauh lebih cepat, Anda dapat yakin bahwa Anda mengisi semuanya dengan cara yang sama, tidak pernah melupakan bidang dan Anda juga dapat mencari data yang dimasukkan dengan sangat mudah. Jadi mulailah!

Tip 02: Tombol Tambah

Betapapun berguna formulir seperti itu, secara default Excel tidak menampilkan opsi ini sama sekali. Untuk dapat menggunakannya, pertama-tama kita harus menambahkan tombol untuk itu ke Bilah Alat Akses Cepat (bilah alat di bagian paling atas dengan, antara lain, opsi Simpan Otomatis). Klik kanan tombol mana pun di menu ini, lalu klik Sesuaikan Bilah Alat Akses Cepat . Secara default, di bawah Pilih tugas dari , Anda akan melihat opsi Tugas populer dipilih. Klik menu drop-down ini dan kemudian klik All Commands . Sekarang gulir hingga Anda melihat opsi Formulir , lalu klik Tambah dan akhirnya OK. Sebuah tombol sekarang telah ditambahkan di toolbar akses Cepat, yang dengannya Anda dapat menggunakan formulir.

Pastikan Excel mengetahui apa yang harus dilakukan dengan nilai-nilai Anda

Tip 03: Atur tabel

Anda dapat menggunakan formulir untuk memasukkan data dengan mudah ke dalam dokumen Excel Anda. Tetapi tentu saja Excel tidak dapat membaca pikiran Anda dan benar-benar tidak tahu persis apa yang harus dimasukkan ke dalam formulir. Untungnya, Anda tidak perlu memprogram untuk mewujudkannya; yang harus Anda lakukan adalah menunjukkan informasi yang akan terkandung dalam tabel / dokumen Anda. Misalkan kita adalah ketua sebuah asosiasi (sepak bola, teater, tari, apa saja) dan kita baru saja melakukan walk-in day yang sukses di mana lebih dari 200 orang telah melengkapi formulir pendaftaran. Kami ingin memperkenalkan formulir ini seefisien mungkin. Jadi itulah yang akan kami lakukan dengan formulir (digital) di Excel. Oleh karena itu, pertama-tama kita harus menunjukkan dari setiap elemen tabel data ini akan terdiri. Dalam kasus kami yaitu: Nama depan, Nama belakang,Tanggal lahir, nomor telepon, alamat email dan tanggal mulai yang diinginkan. Tentu saja berita utama ini dapat berupa apa pun yang dapat Anda pikirkan, ini murni contoh kami.

Tip 04: Properti sel

Langkah penting berikutnya adalah menentukan properti sel. Anda dapat menggunakan formulir yang akan kita buat tanpa menentukannya, tetapi jika Anda ingin data yang Anda masukkan ditampilkan dengan benar, Anda harus memberi tahu Excel tentang data yang Anda masukkan. Dalam kasus kami, kami memilih Nama Pertama dan Nama Belakang kolom dan klik kanan pada sel Properti . Kemudian kami memilih Teks , karena ini adalah teks biasa. Kemudian kami melakukan hal yang sama untuk kolom Tanggal Lahir , tetapi di sana kami memilih properti Tanggal. Dengan cara itu kami memberi tahu Excel dengan tepat jenis konten apa yang akan ada di kolom mana. Ngomong-ngomong, apa yang kita sebut kolom dalam artikel ini tentu saja bisa menjadi baris, lagipula, Anda juga bisa meletakkan header di kolom pertama daripada di baris pertama, apa pun yang Anda suka.

Akhirnya, kami memberikan tabel format tabel resmi, kami melakukan ini dengan memilih kolom (atau baris) dan kemudian mengklik Mulai dan kemudian pada Format sebagai tabel di bawah Gaya tajuk . Anda tentu saja dapat sepenuhnya memutuskan sendiri tata letak apa yang Anda pilih.

Tip 05: Buat formulir

Excel sekarang tahu persis elemen mana dari tabel kita dan bagaimana seharusnya mendesain konten itu. Itu membuatnya sangat mudah untuk mulai membuat formulir kita sekarang. Setidaknya membuatnya, itu masalah menekan tombol. Pilih semua tajuk yang baru saja Anda buat, lalu klik tombol Formulir yang Anda tambahkan sendiri ke Bilah Alat Akses Cepat . Jika Anda melewatkan langkah pemformatan di tip 4 (bagaimanapun, kami mengatakan bahwa pada prinsipnya Anda dapat dan mungkin), sesuatu yang tampak seperti pesan kesalahan, tetapi pada kenyataannya program hanya menawarkan Anda beberapa tip dan opsi. Klik OK. Saat Anda telah menambahkan format tabel ke sel, Excel tahu persis apa yang Anda harapkan darinya dan pesan ini tidak muncul. Sebuah menu kecil sekarang akan muncul dan Anda akan melihat bahwa bidang masukan dari menu itu sesuai dengan judul yang Anda buat untuk tabel Anda. Jangan khawatir jika Anda salah ketik di header: Anda dapat dengan mudah mengubahnya, setelah itu perubahan Anda akan langsung terlihat di formulir Anda.

Tip 06: Isi formulir

Anda sekarang akan melihat dalam beberapa detik mengapa mengisi dokumen Excel menggunakan formulir jauh lebih nyaman. Di sebelah header yang telah Anda masukkan, Anda akan melihat kolom input di jendela. Anda dapat memasukkan data aktual di sana. Saat Anda berada di bidang dan telah mengetik nilai yang diinginkan, tekan tombol Tab untuk berpindah ke bidang berikutnya dengan cepat. Saat Anda menekan tombol Enter, konten sebenarnya ditambahkan ke formulir. Dengan cara ini, Anda dapat memasukkan data dengan sangat cepat, tanpa harus khawatir akan menimpa sel yang salah secara tidak sengaja. Jika Anda ingin menavigasi lebih cepat antar bidang (misalnya jika Anda tidak ingin mengisi semua bidang), Anda juga dapat melompat menggunakan tombol Alt.Di bawah tajuk Anda, Anda akan melihat tanda hubung di bawah huruf tertentu: saat Anda menekan huruf itu dengan tombol Alt, kursor Anda akan langsung melompat ke bidang yang sesuai.

Anda bahkan dapat menghasilkan pesan kesalahan untuk entri yang salah

Tip 07: Mencari data

Setiap kali Anda menekan Enter, informasi yang Anda masukkan di bidang akan ditambahkan ke lembar Excel Anda. Namun, jendela formulir tidak hanya berguna untuk memasukkan data, Anda juga dapat mencari data Anda dengan sangat mudah. Saat Anda mengklik Temukan Sebelumnya atau Temukan Berikutnya di jendela formulir , Anda dapat dengan mudah menelusuri nilai-nilai dokumen Excel Anda. Namun, jika Anda mencari sekumpulan nilai tertentu, klik tombol Kriteria dan masukkan kriteria yang ingin Anda cari (misalnya, semua baris dengan tanggal lahir tertentu). Sekarang ketika Anda mengklik Temukan Sebelumnya atau Temukan Berikutnyahanya nilai yang memenuhi kriteria yang Anda masukkan yang akan ditampilkan. Yang harus Anda ketahui adalah bahwa data yang Anda cari kemudian dapat diubah dengan sangat mudah. Misalkan Anda telah menemukan entri, dan Anda mengetik sesuatu yang lain di atasnya, teks ini akan diganti di lembar Excel Anda segera setelah Anda menekan Enter. Jadi berhati-hatilah. Anda juga dapat menghapus data hanya dengan mengklik Hapus ketika Anda telah menemukan entri tertentu.

Tip 08: Batasi tanggal

Misalkan Anda mengisi 200 formulir tersebut, dan sekali lagi ada rentang tanggal tertentu di mana kelas / kegiatan tidak dapat dimulai. Jika Anda berpikir sekarang: Saya akan mengingatnya, tetapi saya memastikan bahwa tanggal mulai tidak termasuk dalam kisaran itu, maka Anda akan sering kecewa: kebanyakan orang melebih-lebihkan ingatan dan perhatian mereka sendiri. Jauh lebih nyaman jika Excel menunjukkan bahwa rentang tanggal tertentu tidak diperbolehkan! Anda melakukan ini dengan bantuan validasi data. Tutup formulir dan pilih seluruh kolom Tanggal mulai yang diinginkan . Sekarang anggaplah tidak mungkin untuk memulai antara 1 Maret 2019 dan 16 Maret 2019. Klik di detail pita di bawah judul Alat Data untuk Validasi Data. Pada jendela pop-up dalam kotak dropdown di bawah Memungkinkan untuk tanggal . Di bawah Data, pilih Tidak di antara lalu isi 1/3/2019 untuk tanggal Mulai dan 3/16/2019 untuk tanggal Akhir . Kemudian klik (masih dalam pop-up) pada tab Pesan kesalahan dan di bawah Pesan kesalahan masukkan alasan mengapa tanggal ini tidak diperbolehkan, misalnya: “Tanggal tidak diperbolehkan, pelatih sedang berlibur”. Saat Anda mencoba memasukkan tanggal dalam rentang 'terlarang', Anda akan mendapatkan pesan kesalahan yang dimasukkan.

Tip 09: Pengisian awal

Dalam contoh yang kami sebutkan di sini, semua bidang diisi menggunakan formulir. Tetapi mungkin juga Anda ingin memasukkan nilai default untuk kolom tertentu. Misalnya: Tanggal mulai yang diinginkan harus selalu 1 Mei 2019. Mari kita asumsikan lembar Excel kosong dengan hanya header tabel yang diisi. Dalam (kasus kami) di sel F2 (jadi di bawah Tanggal mulai yang diinginkan ) kami memasukkan rumus berikut, di bilah rumus: = IF (A2 ""; "5/1/2019"; ""). Faktanya, dikatakan di sini: segera setelah sesuatu dimasukkan ke sel A2, masukkan ke dalam sel yang berisi rumus ini (F2) nilai 5/1/2019. Sekarang klik pada sel, dan seret kotak hijau kecil di kanan bawah agak ke bawah (dalam kolom yang sama), untuk juga menerapkan rumus ke sel lainnya di kolom ini. Jika Anda sekarang memasukkan data ke dalam formulir Anda, Anda akan melihat bahwa bidang Tanggal mulai yang diinginkan tidak dapat diisi lagi. Ini berarti 1-5-2019 dimasukkan di sini sebagai standar.

Tip 10: Informasi bersyarat

Hal yang menarik tentang trik yang kami lakukan di tip 9 adalah Anda juga dapat menggunakan ini untuk menggunakan data bersyarat. Misalnya, anggaplah anggota baru yang lahir sebelum 1995 bergabung dengan grup tertentu yang tanggal mulainya adalah 1 Mei, tetapi anggota yang lahir pada atau setelah 1995 bergabung dengan grup yang tanggal mulainya adalah 1 Juni. Untuk memudahkan kita, kita mengubah field tanggal lahir menjadi tahun lahir (bisa juga diekstrapolasi dari keseluruhan tanggal, tapi itu jauh lebih rumit). Sesuaikan Properti Sel kolom ini dan pilih Angka, bukan Tanggal.

Di sel F2 (Tanggal mulai yang diinginkan) kita sekarang memasukkan rumus berikut = IF (C2> 1994; "6/1/2019"; "5/1/2019") . Untuk meringkas lagi: di sini dikatakan bahwa jika C2 (tahun lahir) berisi tahun yang lebih besar dari 1994 (yaitu 1995 dan lebih tinggi), maka di F2 tanggalnya harus 1 Juni, dan dalam semua kasus lain harus dibaca 1 Juni . Dengan begitu Anda benar-benar dapat menghemat banyak pekerjaan.